Wilt u effectiever vergaderen?

Samen brengen we ideeën in praktijk.

 

Wat zijn vergaderingen?

Vergaderingen zijn bijeenkomsten waar mensen informatie en gedachten uitwisselen, besluiten nemen, acties benoemen en huiswerk verdelen. Ze hebben vele verschijningsvormen. Vergaderingen zijn niet het alfa en omega. Soms kan er maar beter niet vergaderd kan worden en moet een andere werkvorm worden toegepast. 

Vergaderen is geestelijk en lichamelijk niet zo'n heel gezonde activiteit. Zitten is immers het nieuwe roken. Een professionele vergaderruimte voldoet aan strenge bouwfysische eisen, met name voor temperatuur, licht, lucht en geluid. De meeste ruimtes voldoen er niet bij benadering aan. Maar zelden is een echte vergadertijger een atletisch type. Alleen al hierom is een beperking van het aantal en de duur van vergaderingen aan te bevelen. Nog niet zo heel lang geleden stonden vergaderzalen blauw van de tabaksrook.

Tegelijk is een vergadering ook de plaats waar loopbanen worden gemaakt en gebroken. Wie wil overleven in de moderne corporate jungle kan maar beter over goede vergadertechnieken beschikken. 

Een goed verlopende vergadering kan een bron zijn van vreugde en energie. Er is besluitvaardigheid, daadkracht en team spirit. Hoe mooi kan de wereld zijn?

Slecht geleide vergaderingen zijn de op afstand meest besproken bron van ergernis van de werkende mens. Ze duren te lang. Ze kosten te veel. Ze brengen te weinig op.

De hoofdregels van vergaderingen zijn altijd hetzelfde, maar zonder maatwerk komt u er niet. Veel is afhankelijk van de specifieke situatie. Ik ken - en beheers - vrijwel alle denkbare varianten. Voor telefoon- en videoconferenties en online vergaderingen gelden grotendeels dezelfde regels, zij het dat die regels hier strenger moeten worden toegepast, eenvoudig omdat het corrigerend oogcontact ontbreekt. 

De laatste jaren werd ik steeds vaker gevraagd om de hamer of de pen zelf te hanteren. Ik ben vooral ervaringsdeskundige, een professional in mijn vakgebied, maar ook een professional in vergaderingen. Mensen vergaderen graag onder mijn leiding.

Ik wil mijn ervaringen graag met anderen delen. Vergaderen kunt u niet echt uit een boekje leren. U zult ook zelf moeten oefenen. U zult soms vallen en weer opstaan. Dit alles gaat sneller als er iemand over uw schouder meekijkt, met u reflecteert en u - gevraagd en ongevraagd - persoonlijke terugkoppeling geeft en aanvult.

Ik kan u van advies dienen. Ik kan workshops en rollenspelen voor u organiseren. Ik kan u helpen bij de voorbereiding en bij verslaglegging. U kunt het voorzitterschap of secretariaat desgewenst ook helemaal aan mij overdragen. Ik treed tevens op als onafhankelijk voorzitter, moderator, gespreksleider en spreker. 

De komende weken zal er elke maandag op de blogpagina een bericht verschijnen waarin ik een geanonimiseerd praktijkvoorbeeld uitwerk. Het voorbeeld diende mijzelf ter lering. Ik deel mijn geleerde lessen graag met u, opdat u alvast een stap kunt zetten naar een effectievere vergadering. 

Van harte beveel ik u het klein vademecum voor vergaderingen aan, dat u onderstaand kunt downloaden.

Vlijmen, 20 maart 2020

Het klein vademecum voor vergaderingen (ppt)

Introductie tot de kunst van het vergaderen

vademecum, maar nu in pdf

Introductie tot de kunst van het vergaderen