Wilt u béter vergaderen?

Samen brengen we ideeën in praktijk.

Ik heb in mijn leven waarschijnlijk > 10.000 uur vergaderd. Ik heb energie opgedaan, me verbaasd, geërgerd en me opgewonden. Ik heb veel zwarte koffie gedronken om bij de les te blijven en heb soms urenlang geen buitenlicht gezien, maar ... ik heb ook prachtige momenten beleefd!

Herkent u dit?

Vergaderingen hebben mij veel geleerd over de besproken onderwerpen en hoe mensen wel of niet met elkaar samenwerken. Ik heb geleerd om draagvlak op te bouwen voor besluiten en om met ingewikkelde dossiers om te gaan. Vergaderingen kunnen een goed hulpmiddel zijn om een onderwerp goed te leren kennen. Vergaderingen laten ook zien hoe een bedrijfscultuur is. Een goed geleide vergadering is een bron van vreugde en energie.

Een enkele keer ben ik chagrijnig weggelopen uit een vergadering omdat die abominabel werd geleid of veel en veel te lang duurde. Helaas is het zo dat de persoon die een vergadering leidt niet altijd in de gaten heeft hoe zijn deelnemers een vergadering ervaren. Niet zelden heerst er een atmosfeer waarin kritiek op de leiding niet kan worden gegeven. Mij gaat het niet op de kritiek. Mij gaat het om het rendement en het plezier van vergaderen. 

Vooral de laatste jaren werd ik veel gevraagd om de hamer of de pen zelf te hanteren. Niet veel voorzitters kunnen volhouden dat mensen blij worden van vergaderingen waaraan hij of zij leiding geeft. Ik kan dat wel. Met recht en met bewijzen. 

Allereerst was er mijn beroep als belangenbehartiger dat vereiste dat er werd vergaderd. Tevens vergaderde ik in de avonduren voor de politiek en in sportbesturen. Het politieke bedrijf bestaat voor een groot deel uit vergaderen. Een breed palet aan onderwerpen komt voorbij. Iedereen heeft overal een mening over, aarzelt niet om die te geven en aan het eind van de dag is het resultaat - als het goed is - een aantal moties, amendementen, besluiten en acties. Daar moet de ambtenarij het dan maar mee doen. Wie de kunst van het vergaderen niet verstaat, heeft daar niets te zoeken. Ik ben al 40 jaar politiek actief ...

In vergaderde in kleine werkgroepjes of in internationale gremia met tachtig mensen en meer. De hoofdregels zijn altijd hetzelfde, maar zonder maatwerk komt u er niet. Een palaver bij het zeilen is een groepsactiviteit, een jaarvergadering van een vereniging en een debriefing ook, maar ook een tafelrede, een congres, seminar of studiedag. Ik ken en beheers vrijwel alle denkbare variaties. Ik ben daarnaast een gewaardeerde spreker. 

Ik wil mijn ervaringen graag met anderen delen.

Deels pro Deo en voor de rest tegen een honorarium. De wereld wordt een stuk aangenamer als er op een goede manier vergaderd wordt. Er is een een serieuze economische winst aan toe te kennen. Vergaderen kunt u niet uit een boekje leren. U zult moeten oefenen. U zult vallen en weer opstaan. Maar dit alles gaat veel sneller als er iemand over uw schouder meekijkt, met u reflecteert en u persoonlijke terugkoppeling geeft.

Terwijl wij met elkaar over een betere manier om te vergaderen praten, kan ook aan de orde komen welke onderdelen van de bedrijfscultuur misschien in de weg zitten. Durven alle medewerkers hun mening wel te geven? Is de omgeving sociaal veilig en creatief? Mogen er vragen worden gesteld? Worden de juiste vragen wel gesteld? Hoe kunnen we de verandering doorvoeren en verankeren?  

Ik ben een voorzitter van het soort dat anderen graag aan het woord laat. Die wil weten wat andere mensen denken, voelen en vinden. Alleen zo bereik je de fundamentele drijfveren van mensen. Alleen zo kom je tot interne cohesie en betere samenwerking. Wie dat 'kunstje' eenmaal beheerst, behaalt ook buiten de deur vaak betere resultaten. 

U kunt het voorzitterschap of secretariaat desgewenst helemaal aan mij overdragen. Dan kunt u zorgenvrij vergaderen. Mijn varianten op het voorzitterschap zijn moderator en gespreksleider.

Vlijmen, 3 september 2016

Het klein vademecum voor vergaderingen (ppt)

Introductie tot de kunst van het vergaderen

vademecum, maar nu in pdf

Introductie tot de kunst van het vergaderen