Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

17. nov, 2021

De brug over de Maas bij Heusden in de N267 bestaat uit drie delen: een tuibrug over het zomerbed, enkele aanbruggen over het winterbed en een binnendijks talud. Gezamenlijk verbinden ze de oevers van de Maas. De brug is een landmark in de gemeente waar ik woon.

Lang geleden ben ik in Delft opgeleid als civiel ingenieur. Civiel ingenieurs bouwen onder andere bruggen. Achteraf gezien ben ik die studie ingerommeld. Ik was goed in de bèta-vakken en had niet zo'n scherp beeld van mijn toekomst. Mijn vader had dat beeld (voor mij) wel. Hij was al civiel ingenieur. Ik ging 'dus' naar Delft. Zijn HTS-passie voor de bouwplaats heb ik maar voor een deel geërfd: in de uitvoerende bouw lag mijn belangstelling op voorhand niet. Ik ben meer van de theorie, de modellen en het interdisciplinaire. Ik zag veel parallellen met andere toepassingsgebieden: fysica, chemie, werktuigbouw, bestuurskunde. De verbinding tussen techniek en maatschappij boeit mij vandaag nog steeds meer dan de afschuifsterkte van een specifieke, gedeeltelijk voorgespannen betonnen brugligger. In militaire dienst was ik een tijd lang geplaatst op het bureau brugclassificatie. Die job was eerst en vooral een lege huls. Zo gaat dat bij ambtenaren soms. Ik ben een bruggenbouwer, maar niet direct in het fysieke.

Ik ben geïnteresseerd in een breed spectrum aan onderwerpen. In de regel heb ik daar genuanceerde opvattingen over. Ik kan de belangen en motieven van andere partijen begrijpen, accepteren en dichter bij elkaar brengen. Ik haal daar energie uit. Toch treft mij af en toe het luidruchtige verwijt dat ik geen bruggenbouwer ben. Op de sociale media is zo een verwijt snel gemaakt als je mensen met een uitgesproken mening niet naar de mond praat. Laat ik heel duidelijk zijn: niet voor alle meningen die in de sociale media worden geventileerd heb ik begrip, laat staan dat ik het er mee eens ben. In 2015 heb ik besloten om een duidelijke streep te trekken tussen mensen en dingen die de moeite van het verdedigen (of aanvallen) waard zijn en zaken die dat niet zijn. De meeste mensen en dingen zijn de moeite waard om te beschermen. Sommige niet. Ik verdedig bijvoorbeeld geen klimaat- en Holocaustontkenners en accepteer ook geen discriminatie op grond van huidskleur, leeftijd, geslacht of seksuele geaardheid. Dat laatste bracht me een enkele maal in openlijk conflict met HRM, want als er nou één plek is waar heimelijk maar ook bij uitstek wordt gediscrimineerd dan is het op de arbeidsmarkt, alle gejammer over toenemende personeelstekorten ten spijt. Dat is hypocrisie in zijn zuiverste vorm.

Wanneer een harde lijn wordt overtreden, kan ik besluiten om een activistische houding aan te nemen of om de schouders op te halen. Het is niet altijd te voorspellen welke van de twee het gaat worden. In augustus ben ik een keer met de dood bedreigd. Niet eens anoniem. Daar heb ik werk van gemaakt. Het argument dat het achteraf misschien niet serieus gemeend was, komt bij mij niet aan. Zoiets doe je niet. Nooit.

Soms voel ik me als een ongetemde rivier die meanderend door een deltagebied naar zijn eindbestemming, de zee, zoekt. Dat je in een dichtbevolkt gebied als Nederland een grote rivier niet helemaal de vrije loop kunt laten, begrijp ik als civiel ingenieur en als waterbouwer. Wie een rivier te veel insnoert, krijgt vroeger of later de rekening. Zo werkt het bij mij - als mens - ook. Te lang heb ik mij door te veel mensen laten insnoeren. Ik had soms wel wat minder inschikkelijk mogen zijn. Sinds 2015 ben ik meer gericht op de mens dan op de zaak. Die mens kan ik, maar ook heel goed een ander zijn. Ik realiseer me daarbij steeds vaker dat het bouwen van bruggen ook niet altijd opportuun is. De N267 was in de jaren zestig gedacht als een autosnelweg van Wijk en Aalburg via het Ei van Drunen door de Loonse en Drunense Duinen naar Tilburg. De viaducten zijn op veel plaatsen aangelegd over 2x2 rijstroken, waarvan maar de helft is gerealiseerd. De structuurweg en de verkeersbrug hadden verkeer moeten aantrekken. Dat is in dit geval niet in de gedachte mate gebeurd.

Ik wil niet beweren dan de brug bij Heusden van helemaal niets naar helemaal nergens gaat. Wel is het verkeersaanbod beperkt. Dat is historisch goed te verklaren. Je moet dus weten wáár je als eerste een brug gaat bouwen als je van plan bent om geld en energie te spenderen. Waar weinig verkeer is, is er a priori geen noodzaak. Pontjes voldoen dan ook. Waar partijen strijdend tegenover elkaar staan, is het soms beter om maar géén brug te bouwen. Niet voor niets vormen brede rivieren vaak de grens tussen twee, niet zo bevriende landen.

Als bruggenbouwer werk ik in opdracht, maar ik blijf ook mijn eigen agenda volgen. Dat betekent in extremo twee dingen. Ik begin niet aan betaalde projecten die gedoemd zijn om in een ambtelijke bureaulade te eindigen. Die lades puilen al uit. Dat is geen bruggen bouwen, maar geldverspilling. Aan de andere kant van het spectrum ga ik mijn energie niet steken in het overbruggen van rivieren die te breed zijn. Soms is het beter als de volken aan beide zijden van de rivier lekker in hun eigen habitat blijven. De Maas is over grote lengte een grensrivier tussen twee  provincies. Tussen katholiek en protestant. Weinig vredesapostelen zijn zo rechtvaardig als brede rivieren die door oneindig laagland stromen ....

 

 

 

23. okt, 2021

Het is een bericht van onze sympathieke gemeentesecretaris dat me tot deze overweging brengt. Hij meldde met het schaamrood op de kaken dat hij tijdens een vergadering een klein verkeersongeluk had gehad. Moraal van het verhaal: vergader niet vanuit een rijdende auto.

Om met dat laatste te beginnen, onder mijn leiding wordt er niet in een rijdende auto vergaderd. Nooit. Als blijkt dat iemand die ik op zijn mobiele nummer bel in een rijdende auto zit, zal ik vrijwel altijd voorstellen om op een beter passend tijdstip terug te bellen. Vaak is de kwaliteit van de digitale verbinding bovendien beroerd. Sommige firma verbieden hun werknemers het bellen vanuit de auto, ook het handsfree bellen. Ik heb daar alle begrip voor. Bellen en autorijden gaan niet goed samen.

Zijn er behalve deze omstandigheid nog meer redenen om niet te vergaderen?

Talloze!

Aan de plaats en inrichting van een vergaderzaal kan men al zien hoe serieus de organisatie het vergaderen neemt. Bij sommige organisaties is de vergaderzaal een kille verblijfsruimte met de thermostaat op 15 of 25 graden die verder toch nergens toe dient. Voordeel: zo blijven vergaderingen 'vanzelf' kort. Bij andere is de vergaderzaal het middelpunt van het gebouw, voorzien van alle moderne technische voorzieningen, volledig geklimatiseerd en uitgevoerd in een vrolijke en comfortabele inrichting. Een fijne plek waar je graag met je collega's of klanten bent ...

Behalve plaatsen zijn er ook momenten waarop beter maar niet kan worden vergaderd. Vrijdagmiddag bijvoorbeeld. Het energieniveau is dan laag. Veel mensen zitten met een been in het weekeinde. Van napraten komt weinig meer terecht. De combinatie van plaats en tijd kan ook ongelukkig zijn in verband met de drukte op de weg. De vraag moet dan worden beantwoord of er voor dat moment geen alternatief beschikbaar is. Zo is maandagochtend om negen uur in het centrum van Brussel een vrijwel kansloze zaak.

Naast deze tamelijk fysieke zaken is er een aantal redenen op te voeren waarom een fysieke vergadering maar beter niet kan plaatsvinden. De redenen zitten aan de voor- en achterkant. Bij gebrek aan een agenda (zowel op papier als strategisch) moeten de aanwezigen eigenlijk besluiten om niet op te komen dagen. Zonder een agenda (c.q. een verslag en onderliggende stukken) geen voorbereiding. Zonder voorbereiding geen zinnige vergadering. Onderwerpen die ter vergadering aan de agenda worden toegevoegd dienen urgent, doch ook van ondergeschikt belang te zijn. De onderwerpen van de agenda moeten de meeste aanwezigen, het liefste iedereen, aangaan. Als dat niet zo is, regel het dan bilateraal of in klein comité. Met moderne vergaderfaciliteiten zoals ZOOM en TEAMS kunnen fysieke bijeenkomsten deels worden vervangen. Fysieke bijeenkomsten blijven alleen zinvol wanneer een hoge mate van interactie wordt geëist. Voor de rest voldoet een beeldscherm.

Tal van vergaderingen worden gekenmerkt door een slechte uitvoering en opvolging. Ik heb daarvan mijn deel ruimschoots gehad. Helaas is het zo dat de ruimte voor kritiek op slecht functionerende voorzitters klein is, want die voorzitter is vaak tevens je baas. Het gevolg hiervan is dat kritiek niet meer wordt uitgesproken en ondergronds gaat. Op een dag stel je vast dat de verbindingslijn 'dood' is. Bij aanhoudend gedrag stel je vast dat je onderdeel bent geworden van een angstcultuur. De weg uit dit moeras is vele malen moeilijker dan het voorkomen van een slechte uitvoering en opvolging. Maak gebruik van het moment en de dan nog goede sfeer om onbevredigende zaken op tafel te gooien. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Het voorkomt dat je je gaat afvragen 'wat doe ik hier eigenlijk, zit ik misschien in een vergadering die beter helemaal niet had moeten plaatsvinden?' Als het antwoord onontkoombaar is, ga dan terug naar AF. Rewind, reset.

 

4. aug, 2021

 

Het woord 'vergadertijger' heeft verschillende connotaties. In het beste geval is het iemand die van vergaderen zijn beroep heeft gemaakt en dat beroep professioneel uitoefent. In het slechtste is het iemand die zich vermoeid van vergadering naar vergadering sleept, omkomt in het werk en maar weinig resultaat kan laten zien. Beide ondersoorten ben ik in mijn werkzame leven veelvuldig tegengekomen. Vergeet de exacte betekenis van de in onderstaande gebruikte afkortingen. Reflecteer op nut en noodzaak van de vergaderingen. Bekijk het van enige afstand ....

 

 

NEN Bc-B Beleidscommissie 'Producten en Materialen'

De meeste deelnemers leunden achterover in dit gezelschap. Ze stonden in de passieve, waakzame modus. Zou er iets voorbijkomen dat actie behoefde dan zaten ze in elk geval in de voorste rij.

Het was mijn taak als voorzitter om te bewerkstelligen dat er überhaupt besluiten en acties werden genomen en uitgevoerd.

voorzitter

NEN Raad van Advies

Een adviescollege heeft altijd iets vrijblijvends en sneuvelt als eerste wanneer er geld- of tijdnood ontstaat. De Raad vergaderde tweemaal per jaar.

Het was mijn taak om te bevorderen dat de vergadering nieuwswaarde had en het bestuur, aan wie werd geadviseerd, eenduidige en snelle terugkoppeling verschafte, daarmee bewijzend dat het de Raad serieus nam. Het vergde meer voorbereiding dan effectieve vergadertijd.

voorzitter

NVTB spiegelgroep "Dangerous Substances'

De spiegelgroep deed niet veel anders dan er op toezien dat een bepaald ambtelijk dossier niet explodeerde. Voorkomen is beter dan genezen. Het kruit moest dus goed nat worden gehouden.

Omdat ambtenaren vaak veel meer geduld hebben dan mensen in het bedrijfsleven was het mijn taak om de leden goed bij de les te houden.

voorzitter

C&BC TC Public Affairs & Technical Standards

De TC had een zeer asymmetrische samenstelling. De nadruk lag op Technical Standards. Van Public Affairs begrepen de leden weinig tot niets. De uitvoering van de besluiten en acties lag vrijwel volledig op het bord van de secretaris.

Mijn taak bestond er uit om de leden duidelijk te maken dat besluitvorming hier, anders dan in het bedrijfsleven, niet per decreet plaatsvindt en dat samenwerkingen, bondgenoten en allianties onontbeerlijk zijn.

secretaris

CEMBUREAU TF 5.7 ‘Sustainability’

In Europa heb je locomotieven, wagons en remmerswagens. Nederland zat op de bok. De Europese associatie liet zich gewillig op sleeptouw nemen. Er waren landen die duidelijk in de remmerswagen zaten, zoals het land van onze moedermaatschappij.

Het was mijn taak om de aanwezige, meest vrouwelijke jonge honden te enthousiasmeren en professionele ruimte voor hen te scheppen, ongeacht welk land ze representeerden. Dat is voor een flink deel gelukt. Zij verspreidden de blijde boodschap. Zo bleef ik enigszins uit het schootsveld van de mannen op de remmerswagen.  

lid

CEN TC351 ‘Regulated Dangerous Substances’

Zie de NEN spiegelgroep, maar dan Europees.

lid

CEN TC351/WG3 ‘Radiation of Building Materials’

Deze TC was een tamelijk technische werkgroep met een hoog wetenschappelijk meetgehalte. Het dossier was jarenlang een potentiële publicitaire bom, waar de lont eerst uit moest worden gehaald.

Omdat de frontale aanval hier grote mediarisico’s inhield, moest vooral professioneel en persoonlijk vertrouwen worden geschept. Dat was mijn rol in het geheel. Met succes.  

lid

NEN 351 281 'Milieuprestaties van Bouwwerken'

Het voorbeeld van een never ending story. Deze commissie werd later de basis voor tal van andere normen en regels. Aanvankelijk in een pioniersrol, later aan de leiband van Brussel.  

Zelf had ik dit proces graag willen concretiseren en versnellen. Koploper blijven. Richting aangeven. Tempo bepalen. De achterban wilde vooral vertragen en uitstellen. De overheid weigerde jarenlang om door te bijten. Dat wringt nog steeds en tast het draagvlak aan.

lid

NVTB Adviescollege Milieu en Kwaliteit

Wat voor de RvA van NEN gold, gold voor het AMK in het kwadraat. Er werd door de aanwezige leden heel wat afgebabbeld en afgejankt. Acties werden moeizaam geformuleerd en maar deels uitgevoerd. Terugkoppeling moest worden afgedwongen. Het bestuur nam het AMK niet serieus. Een betere titel was geweest de commissie 'Stoom Afblazen'.

Mijn rol was geen andere dan te blijven herhalen ‘we doen dit goed of we doen dit niet’. De stekker er uittrekken durfde uiteindelijk niemand. Dat zou de kritische buitenwacht als een verkeerd signaal hebben opgepakt.

lid

Regiegroep Betonplatform

In feite was dit een soort uitvoeringsorgaan van informeel samenwerkende partijen in de betonwereld. De nadruk lag op promotie en obstructie. Promotie van het materiaal beton en obstructie van een aantal onwelgevallige ambtelijke dossiers.

Het rendement van de vergaderingen was zeer matig. Dat een sector voor zijn belangen strijdt, vind ik niet meer dan billijk, maar let dan wel op effectiviteit en bestrijd nooit het staande overheidsbeleid, want daarmee verspeel je alleen maar krediet. Het oogmerk was eerder om elkaar in de gaten te houden dan de buitenwereld. Mijn rol in het geheel was klein. Ik zat de vergaderingen vooral uit. Later is hieruit wel het Betonhuis ontstaan. Dat heeft - ondanks een significant verlies aan fte's en expertise - ongetwijfeld bijgedragen aan de vergroting van efficiency. Er waren immers mensen die aan de verkeerde kant van het touw stonden te trekken. Of de slagkracht ook is toegenomen kan ik niet beoordelen. Ik heb daarover zo mijn twijfels.

lid

 

14. mei, 2021

Een woord dat in vergaderland veelvuldig misbruikt wordt, is 'notulen'.

Wie de vrijgegeven notulen van de ministerraad heeft gezien, weet dat notulen aan bepaalde vormvereisten moeten voldoen.

In zijn meest extreme vorm zijn notulen een woordelijke weergave van een bijeenkomst aan de hand van een geluidsopname. Een ochtendje vergaderen kan in de ministerraad zo maar 40 bladzijden A4 aan notulen opleveren. Dat is niet iets waar de onbezoldigde secretaris van de lokale RKVV voor is aangenomen.

De notulist kan er voor het gerief van de lezer voor kiezen om de woorden enigszins te parafraseren, waardoor het gesprokene beter leesbaar en begrijpelijker wordt. Het gesprokene refereert aan het onderwerp van de agenda c.q. het agendapunt. De tekst is te herleiden tot de spreker en omvat alle relevante overwegingen die tot een standpunt of mening leidden. Notulen geven ook voor mensen die niet ter vergadering aanwezig waren een diepgaand inzicht in wat er is gepasseerd. Notulen worden vastgesteld.

Een verslag verschilt van notulen in die zin dat het gesproken woord altijd wordt geparafraseerd. In essentie kan een verslag van een vergadering zich beperken tot A-B-C: Acties, Besluiten en Conclusies. Overwegingen spelen geen rol. De naam van de sprekers evenmin. Bijzondere vormen van A-B-C zijn moties, amendementen en resoluties. Die zijn voor gevorderde vergaderaars en moeten voldoen aan bijzondere vormvereisten. Een verslag biedt een richtsnoer voor de aanwezigen om dingen te gaan doen, met inbegrip van de vraag waarom. Een verslag wordt goedgekeurd.

Het verslag kan ook beperkt blijven tot alleen de letter A, de actielijst. Het is bij de actielijst handig om de naam van de uitvoerder(s) te vermelden, in de derde kolom een eventuele deadline en (eventueel) hoe ver de actie is gevorderd. Een actielijst is een concreet handvat voor uitvoering door de aanwezige geadresseerden. De waarom-vraag blijft buiten beschouwing. Een actielijst wordt uitgevoerd.

In de praktijk worden deze begrippen vaak door elkaar gebruikt. Als het alleen maar taalkundige slordigheid is, is er niet zo veel aan de hand. Het staat best gewichtig om te zeggen dat je notuleert, terwijl je verslag gewoon op een A4-tje past.

Ernstiger is het wanneer men het een zegt en het ander bedoelt. Dat betekent vaak dat voorzitter en secretaris/verslaglegger/notulist tevoren géén afspraken hebben gemaakt over het doel, de functie en de verspreiding van het verslag. Waarschijnlijk hebben ze ook niet nagedacht waarop men ter vergadering moet 'sturen'. Moet iedereen zijn zegje kunnen doen? Gaat het om (gedeelde) acties, besluiten en conclusies? Of is de vergadering 'slechts' bedoeld om de vaart in een project te houden? Lezen derden mee? Is het verslag openbaar?

Er wordt wel eens lacherig op gereageerd als ik hier een punt van maak. Ik blijf daaronder altijd redelijk stoïcijns. Het gaat immers om meer dan een louter semantische kwestie. Het gaat over de vraag hoe een vergadering van mensen tot een doelgericht, doelmatig en aangenaam tijdverdrijf kan worden gemaakt. Zodat iedereen zich gehoord voelt, iedereen betrokken is en iedereen zijn steentje bijdraagt. In de praktijk is dat ingewikkelder dan het op het eerste oog lijkt. Het begint allemaal met goede afspraken. En ja, hoe kom je ook alweer tot goede afspraken? Precies! Door goed te vergaderen.

 

 
13. apr, 2021

Sommige woorden zijn schier onvertaalbaar, maar na enige uitleg wordt glashelder wat ermee wordt bedoeld.

Vandaag stuitte ik voor het eerst op het woord "Wurmsatzsyndrom". Misschien maakt het plaatje hierboven al een klein beetje duidelijk waar het naartoe gaat.

Een man die praat zonder natuurlijke pauzes of punten te gebruiken, die begin- en eindpunt van zijn verhandeling tevoren goed definieert, die eerst het hele verhaal wil afmaken en niet tussentijds onderbroken wil worden, die de rode draad van de boodschap regelmatig lijkt te zijn vergeten, die zijn verhaal lardeert met anekdotes en in meanderende bewegingen tergend langzaam verder brengt, die persoon lijdt aan het zogenaamde Wurmsatzsyndrom.

Ze zijn de schrik van elke journalist en voorzitter. Het was tot voor kort het exclusieve domein van dominante mannen die niet willen worden tegengesproken.

Powerfeministen (en sommige vrouwelijke politici) hebben deze handelwijze inmiddels overgenomen en doen daar soms nog een schepje bovenop. Ik ga geen voorbeelden noemen. Het is al met al een zeer onhebbelijke, van oorsprong masculiene gewoonte. In het beste geval houdt de verteller jouw aandacht vast. Je wilt weten waar het naartoe gaat en eindigt. In het slechtste geval is de spreker de aandacht van zijn publiek al na een halve minuut kwijt. Vaak hebben ze dat zelf niet in de gaten.

Onthoud dit woord. En houd u verre van mannen en vrouwen die aan deze kwaal leiden.