Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

4. aug, 2021

 

Het woord 'vergadertijger' heeft verschillende connotaties. In het beste geval is het iemand die van vergaderen zijn beroep heeft gemaakt en dat beroep professioneel uitoefent. In het slechtste is het iemand die zich vermoeid van vergadering naar vergadering sleept, omkomt in het werk en maar weinig resultaat kan laten zien. Beide ondersoorten ben ik in mijn werkzame leven veelvuldig tegengekomen. Vergeet de exacte betekenis van de in onderstaande gebruikte afkortingen. Reflecteer op nut en noodzaak van de vergaderingen. Bekijk het van enige afstand ....

 

 

NEN Bc-B Beleidscommissie 'Producten en Materialen'

De meeste deelnemers leunden achterover in dit gezelschap. Ze stonden in de passieve, waakzame modus. Zou er iets voorbijkomen dat actie behoefde dan zaten ze in elk geval in de voorste rij.

Het was mijn taak als voorzitter om te bewerkstelligen dat er überhaupt besluiten en acties werden genomen en uitgevoerd.

voorzitter

NEN Raad van Advies

Een adviescollege heeft altijd iets vrijblijvends en sneuvelt als eerste wanneer er geld- of tijdnood ontstaat. De Raad vergaderde tweemaal per jaar.

Het was mijn taak om te bevorderen dat de vergadering nieuwswaarde had en het bestuur, aan wie werd geadviseerd, eenduidige en snelle terugkoppeling verschafte, daarmee bewijzend dat het de Raad serieus nam. Het vergde meer voorbereiding dan effectieve vergadertijd.

voorzitter

NVTB spiegelgroep "Dangerous Substances'

De spiegelgroep deed niet veel anders dan er op toezien dat een bepaald ambtelijk dossier niet explodeerde. Voorkomen is beter dan genezen. Het kruit moest dus goed nat worden gehouden.

Omdat ambtenaren vaak veel meer geduld hebben dan mensen in het bedrijfsleven was het mijn taak om de leden goed bij de les te houden.

voorzitter

C&BC TC Public Affairs & Technical Standards

De TC had een zeer asymmetrische samenstelling. De nadruk lag op Technical Standards. Van Public Affairs begrepen de leden weinig tot niets. De uitvoering van de besluiten en acties lag vrijwel volledig op het bord van de secretaris.

Mijn taak bestond er uit om de leden duidelijk te maken dat besluitvorming hier, anders dan in het bedrijfsleven, niet per decreet plaatsvindt en dat samenwerkingen, bondgenoten en allianties onontbeerlijk zijn.

secretaris

CEMBUREAU TF 5.7 ‘Sustainability’

In Europa heb je locomotieven, wagons en remmerswagens. Nederland zat op de bok. De Europese associatie liet zich gewillig op sleeptouw nemen. Er waren landen die duidelijk in de remmerswagen zaten, zoals het land van onze moedermaatschappij.

Het was mijn taak om de aanwezige, meest vrouwelijke jonge honden te enthousiasmeren en professionele ruimte voor hen te scheppen, ongeacht welk land ze representeerden. Dat is voor een flink deel gelukt. Zij verspreidden de blijde boodschap. Zo bleef ik enigszins uit het schootsveld van de mannen op de remmerswagen.  

lid

CEN TC351 ‘Regulated Dangerous Substances’

Zie de NEN spiegelgroep, maar dan Europees.

lid

CEN TC351/WG3 ‘Radiation of Building Materials’

Deze TC was een tamelijk technische werkgroep met een hoog wetenschappelijk meetgehalte. Het dossier was jarenlang een potentiële publicitaire bom, waar de lont eerst uit moest worden gehaald.

Omdat de frontale aanval hier grote mediarisico’s inhield, moest vooral professioneel en persoonlijk vertrouwen worden geschept. Dat was mijn rol in het geheel. Met succes.  

lid

NEN 351 281 'Milieuprestaties van Bouwwerken'

Het voorbeeld van een never ending story. Deze commissie werd later de basis voor tal van andere normen en regels. Aanvankelijk in een pioniersrol, later aan de leiband van Brussel.  

Zelf had ik dit proces graag willen concretiseren en versnellen. Koploper blijven. Richting aangeven. Tempo bepalen. De achterban wilde vooral vertragen en uitstellen. De overheid weigerde jarenlang om door te bijten. Dat wringt nog steeds en tast het draagvlak aan.

lid

NVTB Adviescollege Milieu en Kwaliteit

Wat voor de RvA van NEN gold, gold voor het AMK in het kwadraat. Er werd door de aanwezige leden heel wat afgebabbeld en afgejankt. Acties werden moeizaam geformuleerd en maar deels uitgevoerd. Terugkoppeling moest worden afgedwongen. Het bestuur nam het AMK niet serieus. Een betere titel was geweest de commissie 'Stoom Afblazen'.

Mijn rol was geen andere dan te blijven herhalen ‘we doen dit goed of we doen dit niet’. De stekker er uittrekken durfde uiteindelijk niemand. Dat zou de kritische buitenwacht als een verkeerd signaal hebben opgepakt.

lid

Regiegroep Betonplatform

In feite was dit een soort uitvoeringsorgaan van informeel samenwerkende partijen in de betonwereld. De nadruk lag op promotie en obstructie. Promotie van het materiaal beton en obstructie van een aantal onwelgevallige ambtelijke dossiers.

Het rendement van de vergaderingen was zeer matig. Dat een sector voor zijn belangen strijdt, vind ik niet meer dan billijk, maar let dan wel op effectiviteit en bestrijd nooit het staande overheidsbeleid, want daarmee verspeel je alleen maar krediet. Het oogmerk was eerder om elkaar in de gaten te houden dan de buitenwereld. Mijn rol in het geheel was klein. Ik zat de vergaderingen vooral uit. Later is hieruit wel het Betonhuis ontstaan. Dat heeft - ondanks een significant verlies aan fte's en expertise - ongetwijfeld bijgedragen aan de vergroting van efficiency. Er waren immers mensen die aan de verkeerde kant van het touw stonden te trekken. Of de slagkracht ook is toegenomen kan ik niet beoordelen. Ik heb daarover zo mijn twijfels.

lid

 

14. mei, 2021

Een woord dat in vergaderland veelvuldig misbruikt wordt, is 'notulen'.

Wie de vrijgegeven notulen van de ministerraad heeft gezien, weet dat notulen aan bepaalde vormvereisten moeten voldoen.

In zijn meest extreme vorm zijn notulen een woordelijke weergave van een bijeenkomst aan de hand van een geluidsopname. Een ochtendje vergaderen kan in de ministerraad zo maar 40 bladzijden A4 aan notulen opleveren. Dat is niet iets waar de onbezoldigde secretaris van de lokale RKVV voor is aangenomen.

De notulist kan er voor het gerief van de lezer voor kiezen om de woorden enigszins te parafraseren, waardoor het gesprokene beter leesbaar en begrijpelijker wordt. Het gesprokene refereert aan het onderwerp van de agenda c.q. het agendapunt. De tekst is te herleiden tot de spreker en omvat alle relevante overwegingen die tot een standpunt of mening leidden. Notulen geven ook voor mensen die niet ter vergadering aanwezig waren een diepgaand inzicht in wat er is gepasseerd. Notulen worden vastgesteld.

Een verslag verschilt van notulen in die zin dat het gesproken woord altijd wordt geparafraseerd. In essentie kan een verslag van een vergadering zich beperken tot A-B-C: Acties, Besluiten en Conclusies. Overwegingen spelen geen rol. De naam van de sprekers evenmin. Bijzondere vormen van A-B-C zijn moties, amendementen en resoluties. Die zijn voor gevorderde vergaderaars en moeten voldoen aan bijzondere vormvereisten. Een verslag biedt een richtsnoer voor de aanwezigen om dingen te gaan doen, met inbegrip van de vraag waarom. Een verslag wordt goedgekeurd.

Het verslag kan ook beperkt blijven tot alleen de letter A, de actielijst. Het is bij de actielijst handig om de naam van de uitvoerder(s) te vermelden, in de derde kolom een eventuele deadline en (eventueel) hoe ver de actie is gevorderd. Een actielijst is een concreet handvat voor uitvoering door de aanwezige geadresseerden. De waarom-vraag blijft buiten beschouwing. Een actielijst wordt uitgevoerd.

In de praktijk worden deze begrippen vaak door elkaar gebruikt. Als het alleen maar taalkundige slordigheid is, is er niet zo veel aan de hand. Het staat best gewichtig om te zeggen dat je notuleert, terwijl je verslag gewoon op een A4-tje past.

Ernstiger is het wanneer men het een zegt en het ander bedoelt. Dat betekent vaak dat voorzitter en secretaris/verslaglegger/notulist tevoren géén afspraken hebben gemaakt over het doel, de functie en de verspreiding van het verslag. Waarschijnlijk hebben ze ook niet nagedacht waarop men ter vergadering moet 'sturen'. Moet iedereen zijn zegje kunnen doen? Gaat het om (gedeelde) acties, besluiten en conclusies? Of is de vergadering 'slechts' bedoeld om de vaart in een project te houden? Lezen derden mee? Is het verslag openbaar?

Er wordt wel eens lacherig op gereageerd als ik hier een punt van maak. Ik blijf daaronder altijd redelijk stoïcijns. Het gaat immers om meer dan een louter semantische kwestie. Het gaat over de vraag hoe een vergadering van mensen tot een doelgericht, doelmatig en aangenaam tijdverdrijf kan worden gemaakt. Zodat iedereen zich gehoord voelt, iedereen betrokken is en iedereen zijn steentje bijdraagt. In de praktijk is dat ingewikkelder dan het op het eerste oog lijkt. Het begint allemaal met goede afspraken. En ja, hoe kom je ook alweer tot goede afspraken? Precies! Door goed te vergaderen.

 

 
13. apr, 2021

Sommige woorden zijn schier onvertaalbaar, maar na enige uitleg wordt glashelder wat ermee wordt bedoeld.

Vandaag stuitte ik voor het eerst op het woord "Wurmsatzsyndrom". Misschien maakt het plaatje hierboven al een klein beetje duidelijk waar het naartoe gaat.

Een man die praat zonder natuurlijke pauzes of punten te gebruiken, die begin- en eindpunt van zijn verhandeling tevoren goed definieert, die eerst het hele verhaal wil afmaken en niet tussentijds onderbroken wil worden, die de rode draad van de boodschap regelmatig lijkt te zijn vergeten, die zijn verhaal lardeert met anekdotes en in meanderende bewegingen tergend langzaam verder brengt, die persoon lijdt aan het zogenaamde Wurmsatzsyndrom.

Ze zijn de schrik van elke journalist en voorzitter. Het was tot voor kort het exclusieve domein van dominante mannen die niet willen worden tegengesproken.

Powerfeministen (en sommige vrouwelijke politici) hebben deze handelwijze inmiddels overgenomen en doen daar soms nog een schepje bovenop. Ik ga geen voorbeelden noemen. Het is al met al een zeer onhebbelijke, van oorsprong masculiene gewoonte. In het beste geval houdt de verteller jouw aandacht vast. Je wilt weten waar het naartoe gaat en eindigt. In het slechtste geval is de spreker de aandacht van zijn publiek al na een halve minuut kwijt. Vaak hebben ze dat zelf niet in de gaten.

Onthoud dit woord. En houd u verre van mannen en vrouwen die aan deze kwaal leiden.

 

 
15. mrt, 2021

Volgens onderzoek doen we het allemaal, mannen vaker dan vrouwen. Vrouwen worden vaker afgekapt dan mannen. Mark Rutte doet het in de Ministerraad, tot ergernis van de vrouwelijke bewindspersonen.

Het is onbeleefd. Het getuigt niet van respect voor de medemens. Misschien is het ook seksistisch gedrag.

Hoe voorkom je dat wordt afgekapt?

Praat luid, snel en vermijd komma’s en punten.

Kopieer het mannelijke gedrag en doe er nog een schepje bovenop.

Maak je breed.

Kijk de geadresseerde op een indringende, mogelijk dominante wijze aan.

 

Wordt de wereld hier beter van?

Ik herinner me een vrouwelijke wethouder van D66 in Eindhoven die deze kunst tot in de finesses beheerste. Je kwam er bij haar eenvoudig niet tussen. Je kon je adem inhouden, je hand op steken of je ogen neerslaan, ze bleef maar zenden en het ging maar door. De Amerikanen hebben er een werkwoord voor: filibustering. Uiteindelijk heeft deze manier van non-communicatie haar de politieke kop gekost. Bij alle kritiek op afkappen blijft luisteren nog steeds een deugd. Ook voor vrouwen.

Zijn er redenen om mensen af te kappen?

Nee, eigenlijk nooit, het is de nucleaire optie die altijd schade aanbrengt. Maar de verleiding is soms wel erg groot. Bepaalde mensen zijn nu eenmaal echt breedsprakig, ze hebben een lange aanloop nodig om hun punt te maken of genieten gewoon van de aandacht die het spreken oplevert. Geef hen in een vergadering nooit als eerste het woord. Ga er ook niet recht tegenover zitten als voorzitter, want elke keer als je blik van links naar rechts of van rechts naar links langs alle deelnemers gaat, kruisen jullie blikken en zal de persoon appelleren. Stel dergelijke mensen geen open vragen, maar gesloten, eventueel met een korte toelichting. Reguleer de spreektijd of vraag te voren wie het woord wil voeren. In het slechtste geval draait de voorzitter de microfoon na zoveel minuten dicht. Zo brachten we 29 jaar geleden een ijdele, Oostenrijkse sterarchitect tot zwijgen. “De batterijtjes van uw draadloze microfoon are exhausted, sir”. De boodschap moet in één keer gedaan worden. Aan te nemen is dat Mark Rutte deze regels als beroepsvergaderaar goed kent.  

Het kan ook zo zijn dat de voorzitter van de vergadering zelf breedsprakig is. Als de baas tijdens het werkoverleg 70% van de tijd zelf aan het woord is, is er geen sprake van overleg. Ik weet dat uit ondervinding.

Soms worden mensen ten onrechte afgekapt. Ze hebben een zinnig verhaal maar er resteert gewoon te weinig tijd op de agenda. Stel dan een punt van orde. Voorzitter, wanneer gaan we dit onderwerp serieus behandelen? Ik herinner me driemaandelijks colloquia op het werk waarbij de algemeen directeur zo lang van stof was dat zijn secondanten niet meer aan hun verhaal toekwamen. Op het laatst was er geen vrijwilliger meer voor te vinden en bloedde de bijeenkomst dood. Heb je dan wat je wilt?  

Ook vanuit het onderbewustzijn kunnen mensen elkaar afkappen.

Ongeduld en enthousiasme zijn voorbeelden. De luisteraar heeft de oplossing van het probleem al lang zelf bedacht, ziet dat het verhaal van de spreker een heel andere kant op gaat, kan zich niet inhouden en …. kapt de spreker af.

Dominantie is een andere, die ook in de relatie man/vrouw een rol speelt, waarbij niet eens gezegd is dat het altijd de man is die dominant is.

Het ‘slachtoffer’ mag tevoren altijd vragen of hij zijn verhaal eerst even helemaal af mag maken voordat er vragen gesteld worden. Meestal wordt die vraag wel gehonoreerd.

Het kan zijn dat de voorzitter het afkappen tot een persoon beperkt. Daarbij is het niet uitgesloten dat het om pestgedrag gaat. Je kunt denken, die collega werkt niet lang meer hier, dat komt me wel goed uit. Je kunt er ook bezwaar tegen maken. Doe dat laatste nooit alléén, want dan wacht jou waarschijnlijk hetzelfde lot.

Het kan ook zijn dat de voorzitter een deelverzameling (vrouwen, junioren, ongelijkgezinden) in het vizier heeft en – bewust of onbewust - stelselmatig afkapt. Je kunt dan iets zeggen in de geest van “ik maak zijn of haar verhaal even af”. Als je dat te veel van het goede vindt, doe je het zonder aankondiging. Zo ging het in de ministerraad. Een voorzitter ter vergadering met zijn gedrag confronteren, is meestal niet zo’n goed idee. Dat kan alleen na zorgvuldige voorbereiding. Dat is was in de ministerraad geschiedde. De kracht was de partij-overschrijdende coalitie. Daar kon Rutte niet omheen. Hij stond met zijn rug tegen de muur.   

Afkappen is niet netjes.

Afgekapt worden kan je grotendeels voorkomen door rustig en gestructureerd te spreken, vooral niet te luid en door natuurlijke en herkenbare reactiemomenten in te lassen. Dan bepaalt jij wanneer de andere persoon kan reageren. De ander kan er op vertrouwen dat zijn beurt nog wel komt en hoeft niet al die tijd zijn adem in te houden.

Moeten afkappen is eveneens gemakkelijk te voorkomen. Geef aan hoeveel tijd er voor een agendapunt is gedacht. Bepaal de spreektijd, vraag wie daar gebruik van maakt. Prioriteer de onderwerpen op de agenda. Sta alleen toe dat sprekers op elkaar en de inhoud reageren. In een vergadering zijn er voor een voorzitter allerlei mogelijkheden om de voortgang te versnellen en vertragen. Een goede voorzitter schakelt moeiteloos van versnelling naar versnelling en weer terug en kapt nooit af. 

14. mrt, 2021

Of u de komende dagen nu op Sigrid Kaag gaat stemmen of niet vind ik niet zo interessant. Interessant is wel de manier waarop ze de omgangsvormen van Mark Rutte in de Ministerraad effectief wist om te buigen zonder regels of ego's te schenden. Dat vind ik knap. Dat is knap.

Wat is de casus?

Al langere tijd maakte een aantal vrouwelijk bewindspersonen zich inwendig boos over het feit dat ze door de voorzitter van de ministerraad regelmatig werden afgekapt. De voorzitter is een man. Afkappen is een nucleaire optie. Afkappen is voorbehouden aan de leider van de vergadering. Het is een soort discretionaire bevoegdheid die hij kan gebruiken als de resterende tijd krap wordt. Afkappen veroorzaakt littekens die je niet zomaar even weglacht. Als daar dan ook nog systeem in lijkt te zitten, wordt het serieus, al helemaal als dat langs de lijnen van de sexe gebeurt.

Als voorzitter dien je zeer spaarzaam gebruik te maken van het paardenmiddel 'afkappen'. Het wordt al snel verbaal armpje drukken en je gezag wordt aangetast. Het is zoiets als de leraar die te vaak en te veel leerlingen de klas uit stuurt. Die heeft een ordeprobleem. Maar beter kan je voorkomen dat bepaalde mensen te vaak en te lang aan het woord zijn. Daar zijn tal van effectieve medicijnen voor. Vergaderen voor gevorderen.

Ik kan uiteraard niet beoordelen in hoeverre Mark Rutte de dames terecht afgekapt heeft. Inhoudelijk is alles wat in de ministerraad gebeurt voor tientallen jaren geheim. Het is niet gebruikelijk om over de stemming en omgangsvormen te praten. Maar nu kwam het wel even uit. Kaag is van het vrouwelijke geslacht en zou graag zien dat een vrouw in het torentje gaat zitten. Ze wil ander leiderschap. Gevraagd naar wat ze bedoelt, komt ze met deze casus naar buiten.

Zou ze het alleen doen, dan kon ze als klokkenluider worden weggezet. Een klokkenluider is iemand die gelijk heeft, maar het niet krijgt. Kaag had vooroverleg gehad. Het partijoverschrijdende women's network. Niet alleen met Kajsa Ollongren, die alle nukken van Mark onderhand wel kent, maar ook met bewindspersonen van CDA, CU en VVD. Mona Keijzer (CDA) hapte gretig toe. Zij heeft thuis een man en vijf zonen. Van de minister van Landbouw (CU) heb ik niets vernomen. Heeft wel een zoon, maar geen man. Cora van den Nieuwenhuizen (VVD) zat duidelijk tussen twee vuren, besloot het initiatief te steunen, maar wel in afgezwakte vorm ("het wordt allemaal wel een beetje uitvergroot).

Kaag is sluw genoeg om deze casus voor politiek gewin in te zetten. Momenteel is het politiek gezien een tegen allen, allen tegen een (de VVD).

De dames besloten ermee naar buiten te treden. Ze hadden Rutte kunnen 'grillen'. Dat deden ze niet. Daarvoor hebben ze te veel stijl en collegialiteit. Mark keek bijna onderdanig toen het verhaal voor draaiende camera's uit de doeken werd gedaan. Wie geschoren wordt, moet stilzitten. Dat laat onze MP niet vaak gebeuren. De route die Kaag koos was een smal geitenpaadje. Ze beheerste de navigatie en de situatie. Als dat geen staatsvrouwschap is!

De casus is helaas verre van uniek. Het fenomeen afkappen is vooral in grote organisaties, die veel vergaderen wijd verbreid. Het treft ook vrouwen, als er vrouwen zijn. Als de vrouw de enige vrouw in het gezelschap is, zal ze weinig begrip oogsten voor haar bezwaren. Ze heeft niemand met wie ze haar smarten kan delen. Ze kunnen dan twee dingen doen: ergens anders hun heil gaan zoeken (wat meestal niets oplost) of zichzelf als een kikker opblazen (wat niemand leuk schijnt te vinden). Ik vrees dat het wel de verklaring is waarom het aantal vrouwen in raden van bestuur blijft steken. Het aantal gaat pas groeien als er twee of meer vrouwen zijn. Zie de ministerraad. En dan moeten ze niet elkaars concurrenten zijn .....