Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

13. apr, 2021

Sommige woorden zijn schier onvertaalbaar, maar na enige uitleg wordt glashelder wat ermee wordt bedoeld.

Vandaag stuitte ik voor het eerst op het woord "Wurmsatzsyndrom". Misschien maakt het plaatje hierboven al een klein beetje duidelijk waar het naartoe gaat.

Een man die praat zonder natuurlijke pauzes of punten te gebruiken, die begin- en eindpunt van zijn verhandeling tevoren goed definieert, die eerst het hele verhaal wil afmaken en niet tussentijds onderbroken wil worden, die de rode draad van de boodschap regelmatig lijkt te zijn vergeten, die zijn verhaal lardeert met anekdotes en in meanderende bewegingen tergend langzaam verder brengt, die persoon lijdt aan het zogenaamde Wurmsatzsyndrom.

Ze zijn de schrik van elke journalist en voorzitter. Het was tot voor kort het exclusieve domein van dominante mannen die niet willen worden tegengesproken.

Powerfeministen (en sommige vrouwelijke politici) hebben deze handelwijze inmiddels overgenomen en doen daar soms nog een schepje bovenop. Ik ga geen voorbeelden noemen. Het is al met al een zeer onhebbelijke, van oorsprong masculiene gewoonte. In het beste geval houdt de verteller jouw aandacht vast. Je wilt weten waar het naartoe gaat en eindigt. In het slechtste geval is de spreker de aandacht van zijn publiek al na een halve minuut kwijt. Vaak hebben ze dat zelf niet in de gaten.

Onthoud dit woord. En houd u verre van mannen en vrouwen die aan deze kwaal leiden.

 

 
15. mrt, 2021

Volgens onderzoek doen we het allemaal, mannen vaker dan vrouwen. Vrouwen worden vaker afgekapt dan mannen. Mark Rutte doet het in de Ministerraad, tot ergernis van de vrouwelijke bewindspersonen.

Het is onbeleefd. Het getuigt niet van respect voor de medemens. Misschien is het ook seksistisch gedrag.

Hoe voorkom je dat wordt afgekapt?

Praat luid, snel en vermijd komma’s en punten.

Kopieer het mannelijke gedrag en doe er nog een schepje bovenop.

Maak je breed.

Kijk de geadresseerde op een indringende, mogelijk dominante wijze aan.

 

Wordt de wereld hier beter van?

Ik herinner me een vrouwelijke wethouder van D66 in Eindhoven die deze kunst tot in de finesses beheerste. Je kwam er bij haar eenvoudig niet tussen. Je kon je adem inhouden, je hand op steken of je ogen neerslaan, ze bleef maar zenden en het ging maar door. De Amerikanen hebben er een werkwoord voor: filibustering. Uiteindelijk heeft deze manier van non-communicatie haar de politieke kop gekost. Bij alle kritiek op afkappen blijft luisteren nog steeds een deugd. Ook voor vrouwen.

Zijn er redenen om mensen af te kappen?

Nee, eigenlijk nooit, het is de nucleaire optie die altijd schade aanbrengt. Maar de verleiding is soms wel erg groot. Bepaalde mensen zijn nu eenmaal echt breedsprakig, ze hebben een lange aanloop nodig om hun punt te maken of genieten gewoon van de aandacht die het spreken oplevert. Geef hen in een vergadering nooit als eerste het woord. Ga er ook niet recht tegenover zitten als voorzitter, want elke keer als je blik van links naar rechts of van rechts naar links langs alle deelnemers gaat, kruisen jullie blikken en zal de persoon appelleren. Stel dergelijke mensen geen open vragen, maar gesloten, eventueel met een korte toelichting. Reguleer de spreektijd of vraag te voren wie het woord wil voeren. In het slechtste geval draait de voorzitter de microfoon na zoveel minuten dicht. Zo brachten we 29 jaar geleden een ijdele, Oostenrijkse sterarchitect tot zwijgen. “De batterijtjes van uw draadloze microfoon are exhausted, sir”. De boodschap moet in één keer gedaan worden. Aan te nemen is dat Mark Rutte deze regels als beroepsvergaderaar goed kent.  

Het kan ook zo zijn dat de voorzitter van de vergadering zelf breedsprakig is. Als de baas tijdens het werkoverleg 70% van de tijd zelf aan het woord is, is er geen sprake van overleg. Ik weet dat uit ondervinding.

Soms worden mensen ten onrechte afgekapt. Ze hebben een zinnig verhaal maar er resteert gewoon te weinig tijd op de agenda. Stel dan een punt van orde. Voorzitter, wanneer gaan we dit onderwerp serieus behandelen? Ik herinner me driemaandelijks colloquia op het werk waarbij de algemeen directeur zo lang van stof was dat zijn secondanten niet meer aan hun verhaal toekwamen. Op het laatst was er geen vrijwilliger meer voor te vinden en bloedde de bijeenkomst dood. Heb je dan wat je wilt?  

Ook vanuit het onderbewustzijn kunnen mensen elkaar afkappen.

Ongeduld en enthousiasme zijn voorbeelden. De luisteraar heeft de oplossing van het probleem al lang zelf bedacht, ziet dat het verhaal van de spreker een heel andere kant op gaat, kan zich niet inhouden en …. kapt de spreker af.

Dominantie is een andere, die ook in de relatie man/vrouw een rol speelt, waarbij niet eens gezegd is dat het altijd de man is die dominant is.

Het ‘slachtoffer’ mag tevoren altijd vragen of hij zijn verhaal eerst even helemaal af mag maken voordat er vragen gesteld worden. Meestal wordt die vraag wel gehonoreerd.

Het kan zijn dat de voorzitter het afkappen tot een persoon beperkt. Daarbij is het niet uitgesloten dat het om pestgedrag gaat. Je kunt denken, die collega werkt niet lang meer hier, dat komt me wel goed uit. Je kunt er ook bezwaar tegen maken. Doe dat laatste nooit alléén, want dan wacht jou waarschijnlijk hetzelfde lot.

Het kan ook zijn dat de voorzitter een deelverzameling (vrouwen, junioren, ongelijkgezinden) in het vizier heeft en – bewust of onbewust - stelselmatig afkapt. Je kunt dan iets zeggen in de geest van “ik maak zijn of haar verhaal even af”. Als je dat te veel van het goede vindt, doe je het zonder aankondiging. Zo ging het in de ministerraad. Een voorzitter ter vergadering met zijn gedrag confronteren, is meestal niet zo’n goed idee. Dat kan alleen na zorgvuldige voorbereiding. Dat is was in de ministerraad geschiedde. De kracht was de partij-overschrijdende coalitie. Daar kon Rutte niet omheen. Hij stond met zijn rug tegen de muur.   

Afkappen is niet netjes.

Afgekapt worden kan je grotendeels voorkomen door rustig en gestructureerd te spreken, vooral niet te luid en door natuurlijke en herkenbare reactiemomenten in te lassen. Dan bepaalt jij wanneer de andere persoon kan reageren. De ander kan er op vertrouwen dat zijn beurt nog wel komt en hoeft niet al die tijd zijn adem in te houden.

Moeten afkappen is eveneens gemakkelijk te voorkomen. Geef aan hoeveel tijd er voor een agendapunt is gedacht. Bepaal de spreektijd, vraag wie daar gebruik van maakt. Prioriteer de onderwerpen op de agenda. Sta alleen toe dat sprekers op elkaar en de inhoud reageren. In een vergadering zijn er voor een voorzitter allerlei mogelijkheden om de voortgang te versnellen en vertragen. Een goede voorzitter schakelt moeiteloos van versnelling naar versnelling en weer terug en kapt nooit af. 

14. mrt, 2021

Of u de komende dagen nu op Sigrid Kaag gaat stemmen of niet vind ik niet zo interessant. Interessant is wel de manier waarop ze de omgangsvormen van Mark Rutte in de Ministerraad effectief wist om te buigen zonder regels of ego's te schenden. Dat vind ik knap. Dat is knap.

Wat is de casus?

Al langere tijd maakte een aantal vrouwelijk bewindspersonen zich inwendig boos over het feit dat ze door de voorzitter van de ministerraad regelmatig werden afgekapt. De voorzitter is een man. Afkappen is een nucleaire optie. Afkappen is voorbehouden aan de leider van de vergadering. Het is een soort discretionaire bevoegdheid die hij kan gebruiken als de resterende tijd krap wordt. Afkappen veroorzaakt littekens die je niet zomaar even weglacht. Als daar dan ook nog systeem in lijkt te zitten, wordt het serieus, al helemaal als dat langs de lijnen van de sexe gebeurt.

Als voorzitter dien je zeer spaarzaam gebruik te maken van het paardenmiddel 'afkappen'. Het wordt al snel verbaal armpje drukken en je gezag wordt aangetast. Het is zoiets als de leraar die te vaak en te veel leerlingen de klas uit stuurt. Die heeft een ordeprobleem. Maar beter kan je voorkomen dat bepaalde mensen te vaak en te lang aan het woord zijn. Daar zijn tal van effectieve medicijnen voor. Vergaderen voor gevorderen.

Ik kan uiteraard niet beoordelen in hoeverre Mark Rutte de dames terecht afgekapt heeft. Inhoudelijk is alles wat in de ministerraad gebeurt voor tientallen jaren geheim. Het is niet gebruikelijk om over de stemming en omgangsvormen te praten. Maar nu kwam het wel even uit. Kaag is van het vrouwelijke geslacht en zou graag zien dat een vrouw in het torentje gaat zitten. Ze wil ander leiderschap. Gevraagd naar wat ze bedoelt, komt ze met deze casus naar buiten.

Zou ze het alleen doen, dan kon ze als klokkenluider worden weggezet. Een klokkenluider is iemand die gelijk heeft, maar het niet krijgt. Kaag had vooroverleg gehad. Het partijoverschrijdende women's network. Niet alleen met Kajsa Ollongren, die alle nukken van Mark onderhand wel kent, maar ook met bewindspersonen van CDA, CU en VVD. Mona Keijzer (CDA) hapte gretig toe. Zij heeft thuis een man en vijf zonen. Van de minister van Landbouw (CU) heb ik niets vernomen. Heeft wel een zoon, maar geen man. Cora van den Nieuwenhuizen (VVD) zat duidelijk tussen twee vuren, besloot het initiatief te steunen, maar wel in afgezwakte vorm ("het wordt allemaal wel een beetje uitvergroot).

Kaag is sluw genoeg om deze casus voor politiek gewin in te zetten. Momenteel is het politiek gezien een tegen allen, allen tegen een (de VVD).

De dames besloten ermee naar buiten te treden. Ze hadden Rutte kunnen 'grillen'. Dat deden ze niet. Daarvoor hebben ze te veel stijl en collegialiteit. Mark keek bijna onderdanig toen het verhaal voor draaiende camera's uit de doeken werd gedaan. Wie geschoren wordt, moet stilzitten. Dat laat onze MP niet vaak gebeuren. De route die Kaag koos was een smal geitenpaadje. Ze beheerste de navigatie en de situatie. Als dat geen staatsvrouwschap is!

De casus is helaas verre van uniek. Het fenomeen afkappen is vooral in grote organisaties, die veel vergaderen wijd verbreid. Het treft ook vrouwen, als er vrouwen zijn. Als de vrouw de enige vrouw in het gezelschap is, zal ze weinig begrip oogsten voor haar bezwaren. Ze heeft niemand met wie ze haar smarten kan delen. Ze kunnen dan twee dingen doen: ergens anders hun heil gaan zoeken (wat meestal niets oplost) of zichzelf als een kikker opblazen (wat niemand leuk schijnt te vinden). Ik vrees dat het wel de verklaring is waarom het aantal vrouwen in raden van bestuur blijft steken. Het aantal gaat pas groeien als er twee of meer vrouwen zijn. Zie de ministerraad. En dan moeten ze niet elkaars concurrenten zijn .....

7. feb, 2021

We kennen allemaal wel het Griekse verhaal van het Paard van Troje. Het paard was een list van Odysseus. De Grieken belegerden de stad Troje, maar wisten geen bres in de verdediging te slaan. Ze bouwen een groot, houten paard en verstopten er soldaten in. Eenmaal binnen de muren sloegen ze toe. De Nederlandse variant, vele jaren later, was het Turfschip van Breda.

De uitvoering van het klimaatbeleid stuit op meerdere plaatsen op grote weerstand. Er zijn bedrijfstakken die hun commerciële belang bedreigd zien, hun werkgelegenheid, de aandeelhouderswaarde en zelfs hun reden van bestaan.

Er staat veel op het spel. Er is veel te verliezen. Er zijn (op de achtergrond) nog steeds mensen die niet erkennen dat er zoiets als een man made klimaatverandering bestaat. Deze lieden laten zich natuurlijk niet als makke lammeren naar de slachtbank leiden. Meestal is het tableau overzichtelijk en zie je deze types niet snel over het hoofd. Het zijn in meerderheid witte mannen in de leeftijd van 50-65 jaar met een industriële achtergrond en een leesbril.

Er zijn ook Trojaanse paarden.

Trojaanse paarden zien er heel anders uit. Ze zijn vriendelijk, deskundig en dienstbereid. Ergens in hun loopbaan hebben ze hun groene vingers laten zien. Ze waren ambtenaar of onderzoeker. Toen de kinderen wat groter en duurder werden en de hypotheek op het huis zwaarder ging drukken, werd de overstap naar het bedrijfsleven aantrekkelijk. Het voordeel voor het bedrijfsleven bestaat uit twee elementen: de nieuwe medewerker zal zich niet meer ongecontroleerd te buiten gaan aan 'groen' onderzoek en de buitenwereld ziet het vriendelijke gezicht van een nieuwe medewerker met een groen verleden.

Hoe gaan Trojaanse paarden te werk?

Ze zijn goedlachs en toegankelijk. Ze zijn als belangenbehartiger bereid om veel kennis met je te delen. Dat wil zeggen: bestaande kennis, die je met een kleine inspanning ook zelf op het internet had kunnen vinden. Desgevraagd gaan ze nog een paar stapjes verder. Ze lijken op alle vragen een pasklaar antwoord te hebben. Dat maakt ze voor jou extra interessant. Als je je die kennis eenmaal eigen hebt gemaakt, komen de complimentjes. Je gaat je gewaardeerd en afhankelijk voelen door iemand waarvan je altijd dacht dat het een tegenstander was. Maar dan komen de vragen terug en de onzekerheden. Wat zijn de consequenties van de uitvoering? Wat betekent dit voor de praktijk? Hoe gaan we dit handhaven? Hoe zit het met zus en met zo? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Daar had je nog niet zo over nagedacht. Lastige vragen! Voor je het weet, wordt je overstelpt met meer vragen dan je kunt beantwoorden. Jij moet die vragen beantwoorden. Dat zal tijd kosten. Als je pech hebt ook met een aantal irrelevante vragen, maar dat heb je nog niet door.

Wat is het doel van de omkering van de vragen?

In veel gevallen is dat bewust verwarring en verdeeldheid zaaien en tijd rekken. Een sector die zich bedreigd voelt, heeft meer tijd nodig om zich aan te passen en wil meer zekerheden. In het slechtste geval is het de bedoeling dat het dossier helemaal strandt. Er zijn talloze voorbeelden van complexe beleidsdossiers en normalisatieprojecten die totaal uit de planning en het roer lopen door de infiltratie van zogenaamde Trojaanse paarden. Als de Trojaanse paarden hun kennis aanwenden met het oogmerk om de boel te vertragen, betekent dit dat de einddatum (en de kosten) met een factor twee wordt overschreden. Als ze hun kennis zouden gebruiken om het proces te versnellen, zou het dossier ruim binnen de tijd kunnen worden afgerond. Maar daar worden ze niet voor betaald.

Een van de dossiers waar Trojaanse paarden zijn binnengeslopen, is het materiaalgebonden milieuprofiel van gebouwen. Dat dossier sleept al bijna 20 jaar, wat absoluut niet nodig was geweest wanneer de overheid slagvaardig en doortastend was opgetreden. Maar daarvoor ontbreekt het de overheid aan inhoudelijke kennis en besluitvaardigheid. En aan de vaardigheid om Trojaanse paarden te herkennen...

Hoe loopt het af met Trojaanse paarden?

Het kan op een bepaald moment in je loopbaan aantrekkelijk lijken om de overstap te maken naar een goed betaalde baan bij een 'sunset industry'. Voor belangenbehartigers is daar genoeg te doen, al is het maar in conserverende zin. De list met het Trojaanse paard kan je maar een keer toepassen. Daarna is iedereen alert. Op de list, maar ook op jouw persoon. Dat zal niet bijdragen aan je verdere loopbaan. Het is misschien beter dat je daar op tijd over nadenkt. Je pensioen is immers best nog ver weg....

 

22. jan, 2021

 

NRC Handelsblad haakte donderdag 21 januari 2021 in op een discussie die in alle hevigheid in de (sociale) media heerst. Is bouwen met hout zo duurzaam als de sector stelt? En benadeelt de norm het gebruik van hout? De discussie heeft menigmaal het karakter van moddergooien op Olympisch niveau.

 

Iedereen die de moeite neemt om even naar mijn track record op LinkedIn te kijken, kan weten dat ik het grootste deel van mijn werkzame leven belangenbehartiger voor de (Nederlandse en Europese) cement- en betonindustrie was. Mijn hart zal dus wel in het beton liggen. Maar daar wil ik het hier niet over hebben.

Ik kan een steen in de vijver gooien door te stellen dat de houtsector zich een hoog Calimerogehalte aanmeet. Of te wijzen op de betonsector die arrogantie en inertie tentoonspreidt. Dat is olie op het vuur en bovendien oninteressant.

Links en rechts wordt er van alles geroepen. Slechts weinigen weten hoe het echt zit. Ik ben vanaf 2004 een aantal jaren lid en zelfs voorzitter geweest van Nederlandse en Europese normcommissies die zich met het milieugebonden milieuprofiel van gebouwen bezig hebben gehouden. Ik ben dus ooggetuige. Maar zelfs daarover zult u mij niets spannends zien vertellen.

Wat opvalt in de diverse bijdragen is dat de scribenten het verschil in verantwoordelijkheden bij een bepalingsmethode, een norm en een grenswaarde niet lijken te kennen. En geen idee hebben hoe de besluitvorming in de (inter)nationale arena over dit soort onderwerpen geschiedt. Over de toepasselijke procedures is echt heel goed nagedacht. En niet sinds vandaag of gisteren.

Een bepalingsmethode is in de regel het hart van een norm. De methode komt voornamelijk tot stand op basis van wetenschappelijke consensus. Als belangenbehartiger kan je op je kop gaan staan, als je niets beters hebt, zal je het er mee moeten doen. In een norm zitten nog allerlei andere teksten, zoals definities, toepassing en geldigheidsbereik. Over een Europese norm wordt gestemd door de nationale normcommissies. Europese brancheorganisaties hebben de status van waarnemer. Ze mogen wel iets zeggen, maar niet stemmen. Dat is anders bij nationale normcommissies. Daar kunnen belanghebbenden een stoeltje, met stemrecht, kopen. Je koopt precies een stem. Daarmee bepaal je nooit de uitkomst van de stemming. Dit is maar een klein deel van de kosten. De tijdsbesteding in uren is de echte investering. Je moet toevallig maar werken bij een branche die iets ziet in het werk van de betreffende normcie. De staal- en betonindustrie heb ik nimmer kunnen betrappen op een meer dan gemiddelde belangstelling. De Europese koepels van de staal- en betonindustrie bestaan uit een man en een halve paardenkop, die onmogelijk alle vergaderingen van Europese normcommissie kunnen afreizen, zelfs niet als die in Brussel worden gehouden.

De overheid houdt zich verre van normalisatiewerk. Dat laat zij met liefde aan de markt over. Ingrijpen in het resultaat van normalisatiewerkzaamheden doet de overheid niet. Kan ze ook niet. Het zou de bijl aan de wortel van het normalisatiewerk zijn. Sowieso heeft de rijksoverheid nauwelijks capaciteit meer voor en kennis van het normalisatiegebeuren.

Nadat de bepalingsmethode en de norm zijn vastgesteld, komt de overheid aan bod. Die heeft namelijk de bevoegdheid om een wettelijke grenswaarde aan de prestatie-eis te stellen. En aan te scherpen als dat zij dat nodig acht. Daar gaat de normcommissie weer niet over. 

Ga niet aan mij vragen wat ik van het al dan niet benadelen van hout in de norm vind. Ik daar een mening over, maar die is irrelevant. Maar als u aan mij vraagt, wat de debatterende partijen als eerste moeten doen, dan heb ik wel een helder antwoord: verdiep u eerst in de spelregels voordat u aan het spel gaat meedoen. Doet u dat niet, dan bent u bezig met een partijtje vrij worstelen. Dat eindigt met bloedvergieten. Daar is niemand bij gebaat.