Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

9. apr, 2022

Het thema van de boekenweek 2022 is 'de eerste liefde'. Het actuele thema van de oorlog in de Oekraïne is desinformatie. Rusland ontkent zo'n beetje alles waar het van wordt beschuldigd. Het lijkt wel een slecht huwelijk. Wie de Russische media volgt, moet welhaast geloven dat de engeltjes zijn neergedaald in de Donbass. Dat blonde engelen Kalashnikovs dragen, is nog niet eerder vertoond.

In oorlogen is waarheid het eerste slachtoffer.

Liefde maakt blind is een ander paradigma.

Dat laatste weet ik, eerlijk gezegd, niet zo zeker. En het eerste ook niet.

Om met desinformatie in tijden van oorlog te beginnen, in het digitale tijdperk wordt bijna alle communicatie wel ergens vastgelegd. Militaire satellieten kunnen, onder gunstige omstandigheden, op straat een euro van een roebel onderscheiden. Over de feiten hoeft niet veel onduidelijkheid te bestaan. Dat ligt genuanceerder voor de vraag wie voor die feiten verantwoordelijk is en met welke intentie de (gewraakte) handelingen zijn verricht. Het komt mij voor dat minister Hugo de Jonge zich daar in de mondkapjesaffaire lelijk op heeft verkeken. Ook Vladimir Poetin rent achter de feiten aan. Het enige antwoord dat deze mannen er op weten te geven is het optrekken van een groot rookgordijn, vaste ontkenning en een omkering van de vraag. Wat dit voor hun geloofwaardigheid betekent, deert ze minder. In de ogen van de Russen win je een oorlog met tanks, raketten en vliegtuigen. Met grof geweld dus. De Oekraïners denken daar duidelijk anders over.

Het onderwerp van de boekenweek brengt ons tedere herinneringen aan de eerste grote liefde en - in de meeste gevallen - hoe die ook weer voorbij ging. De hormonen gierden voor het eerst door ons lijf, de endorfine voorop. Al onze zintuigen stonden op scherp. Geen detail ontging ons. Maar het grotere plaatje zagen we niet. Dat zagen alleen onze ongeruste ouders. Voor mij was het niet heel anders, waarbij opgemerkt dat het niet mijn ouders waren die dat grotere plaatje correct zagen, maar ikzelf. Deels in het moment en deels pas vele jaren later. De kracht van historici is dat ze het grote plaatje zichtbaar kunnen maken, vooropgesteld dat er voldoende afstand in de tijd en tot het onderwerp bestaat. Als je zelf het onderwerp van de reflectie bent, wordt dat al een stuk moeilijker. Ik heb gerede twijfels of mijn ex-geliefde en ik dezelfde vandaag analyse zouden maken. Historici praten makkelijker over dode dan over levende mensen, makkelijker over derden dan over zichzelf.

Op het allerhoogste abstractieniveau wilde mijn vader nog wel eens ongemakkelijke waarheden uitspreken. Dat ging meestal niet erg subtiel. Hij had een scherp oog voor relaties die duurzaam zouden blijken en die waarvoor dat niet zou gelden. Wie wilde weten hoe lang zijn of haar huwelijk zou duren kon beter bij mijn volstrekt onromantische vader terecht dan naar een dure waarzegster. In het hoekige van zijn voorspelling zat ook meteen zijn zwakte. De wereld is oneindig veel complexer dan de contouren die je op afstand ziet. Er zijn lijnen naar het verleden, onderlinge verbanden en onuitgesproken verwachtingen voor de toekomst die pas na langere tijd - al dan niet gefilterd en gekleurd - aan de oppervlakte komen. Dat was bepaald niet zijn domein. Mijn vader stond onze ontluikende relatie flink in de weg. Zo'n schoonvader ben je liever kwijt dan rijk. Westerse diplomaten kenden de sentimenten en motieven van de Russische beer vrij gedetailleerd en veel langer. In de analyse zaten ze er niet ver naast. De kleine Poetin werd als persoon niet heel serieus genomen. Hij probeerde dat te compenseren door het vertoon van fysieke macht, onderdrukking en intimiderende woordkeuze. Als economische grootmacht stelde Rusland niet veel voor. Het werd gecompenseerd met militaire dreiging. De consequenties van het (subjectieve) gevoel van vernedering en niet serieus worden genomen, hebben de diplomaten onderschat. Ik weet zelf een klein beetje hoe dat voelt, maar zie daar persoonlijk geen aanleiding voor geweld in. Voeg een toefje nationalisme toe aan het gevoel van vernedering en je hebt een explosief mengsel.

Mijn eerste vriendin leek - en lijkt - werkelijk in niets op Vladimir Poetin. Daar zou ik haar echt tekort mee doen. Ik geloof dat alleen een dwaas als Thierry Baudet verliefd kan zijn op Poetin. Toch zijn er interessante parallellen. Op de middelbare school, het Stedelijk Gymnasium, zo vernam ik van klasgenoten, werd ze niet heel serieus genomen. Ze was niet van de gevraagde elitaire afkomst, fysiek niet heel goed ontwikkeld en redelijk in de fantasiewereld van haar boeken teruggetrokken. Dat laatste bracht haar ook voordelen: ze las veel, had een goed ontwikkeld taalgevoel en behaalde heel hoge cijfers, met name voor de alfavakken. Daarnaast was ze een uitstekende verteller, later docent. Langs deze lijnen kreeg ze de aandacht die ze verdiende. Het was goed voor haar zelfrespect op dezelfde manier waarop de judosport bijdroeg aan het zelfvertrouwen van Vladimir P. Iets moet er toch wel zijn.

Poetin maakte deel uit van het geknechte Russische volk. Dat volk zou beter verdienen: Russia first! Mijn vriendin maakte zichzelf tot lid van een andere onderdrukte gemeenschap: vrouwen. Zowel voor haar persoon als voor vrouwen in het algemeen was het goed als er meer assertiviteit en meer zelfrespect was. Vrouwen eerst! De feministische wereld hielp haar om haar plaats in de wereld beter te bevechten. Zij hielp de feministische wereld vooruit. Een zekere over-assertiviteit bleek onafwendbaar. Daarmee raakte ze aan mijn allergie. Zelf zal ze dat (verband) niet zo snel erkennen, denk ik. Het is de afstand die niet alleen uitwendige contouren laat zien, maar ook inwendige structuren.

Samenvattend kan worden gesteld dat desinformatie een handige tool is in tijden van conflict of oorlog. Desinformatie is informatie die bewust wordt uitgezet om de opponent op het verkeerde been te zetten. De zender weet beter. Daarnaast is er desinformatie die wordt verspreid als verdedigingsmechanisme. Ze werpt een wal tussen jou en de waarheid op waar de tegenstander niet doorheen komt. Tot slot is er desinformatie waar de afzender zelf ook in gelooft. De zender weet niet beter. Toen ik 18 jaar oud was en verliefd, wist ik een aantal dingen niet beter dan zoals ik ze thuis en op school had geleerd. In zo een situatie kunnen persoonlijkheden elkaar goed vinden en wereldbeelden hard met elkaar botsen. Met terugwerkende kracht geloof ik niet dat onze wereldbeelden zo heel erg van elkaar verschillen. Die verschillen hadden we best kunnen overwinnen door een gedeeltelijke deprogrammering van de opvoeding. Opvoeding zit voor een groot deel in je on(der)bewustzijn. Kom even los van je habitat en ontspan. Ik weet het, in je vertrouwde habitat is het veilig toeven. Als de hormonen door je lijf jagen, mag je alle details haarscherp zien, horen en ruiken, je leeft op een wolk in het hier-en-nu. Gisteren bestaat niet. Morgen bestaat niet. Structuren zie je niet. Toch bepalen de dag van gisteren, de vorige maand en de voorgaande jaren/decennia wat je vandaag denkt, voelt en doet. Wie je vertrouwt en wie niet. Vraag het aan Vladimir Poetin of lees de vele bijdragen aan de Nationale Boekenweek.

 
10. feb, 2022

 

Mensen hebben verschillende motieven om aan vrijwilligerswerk te doen. Het loopt uiteen van 'erbij willen horen' tot 'structuur in het leven' en 'iets goeds willen doen'.

In het 'ik-tijdperk' staat vrijwilligerswerk steeds minder hoog op de agenda. De vraag 'what's in for me?' stelt zich steeds nadrukkelijker. Het tweeverdienerschap is de dood in de pot voor veel vrijwilligerswerk. Werkende moeders zijn feitelijk niet beschikbaar. Bij politieke partijen manifesteert zich dat in de vorm van mensen wel heel graag heel hoog op de kieslijst staan om later als betaald raads-, college- of Kamerlid voor het oog van alle snorrende camera's de wethouder, gedeputeerde of minister aan de tand te voelen, maar minder bereid zin om onbetaalde hand en spandiensten voor de partij uit te voeren. Aan partijprogramma's dragen ze maar zelden bij. Nu wil ik niet beweren dat 'door de partij' de enige weg omhoog via een verplichte studie politicologie of bestuurskunde in de politiek is. Er zijn buiten de politiek mensen met grote bestuurlijke gaven die het uitstekend doen als bestuurder. Voor de broodnodige diversiteit is dat alleen maar goed. Zoveel beter nog als mensen uit minderheidsgroepen en het commerciële bedrijfsleven de nek uitsteken.

Het politieke landschap versnippert. Dat heeft ernstige gevolgen voor de houdbaarheid van bestaande politieke partijen. Al die partijen (behalve die van Geert) moeten een partijapparaat (met vrijwilligers) in stand houden. Veel van de nieuwe partijen zijn ontstaan uit onvrede of protest. Een negatieve grondhouding dus. Veel van die partijen draaien om een persoon. Als die persoon (vanuit ijdelheid of wantrouwen) moeite heeft met delegeren en loslaten dan is het vertrekpunt voor een robuuste organisatie van meet af zwak. Er is geen vruchtbare basis voor het doen van vrijwilligerswerk. Meer nog dan werknemers dienen vrijwilligers met respect te worden behandeld. Het geeft geen pas om vrijwilligers onheus te bejegenen 'omdat het maar vrijwilligers zijn'. De landelijke partijen die momenteel hard aan invloed inboeten hebben te maken met het negatieve 'bandwagoneffect'. Talenten zien geen toekomst en wenden zich af. De enige partij die zich hieraan vandaag nog onttrekt, lijkt de VVD. Daarbij denk ik dat alles anders wordt als Mark Rutte de politiek verlaat.

In de grote studentensteden gaat het allemaal nog wel. Buiten de Randstad en in de provincie hebben de meeste landelijke partijen al grote moeite om een dienende vrijwilligersorganisatie in stand te houden. Als je de partij al niet wil dienen, hoe dien je dan een hele gemeenschap?

Het leiden van een organisatie van vrijwilligers vraagt om bijzondere vaardigheden. Misschien wel meer dan van een grote onderneming. Voor hun broodwinning zijn mensen niet van jou afhankelijk. Ze kunnen elk moment hun aandacht verleggen. HRM-tactieken die in een commerciële omgeving misschien nog werken, werken niet bij vrijwilligers. Vrijwilligers moet je aan je weten te binden. Maar geld en dikke leaseauto's krijg je daarvoor niet. Met het botte wapen van de hiërarchische doorzettingsmacht (ik wil dat jij dit doet) kom je bij vrijwilligers helemaal nergens. Als ambitieuze manager zou je kunnen denken dat je 'dus' met lege handen staat. Niets is minder waar. Bij vrijwilligers moet je focussen op andere motieven: erbij horen, structuur en een goed doel. Beloning speelt alleen in immateriële zin. Een voorzitter die dat snapt, snapt de essentie van het verenigingswerk.

Structuur is de lastigste van de drie drijfveren. Zowel voor de vrijwilliger als voor het bestuur. Welke bestuurder heeft niet de ervaring dat het bitter lastig afspraken maken is met vrijwilligers? Ze zeggen te pas en te onpas af. Ze zijn laat of te laat. Ze houden zich naar believen aan regels en procedures. In het slechtste geval houden ze zich alleen aan de regels als de regels in hun voordeel zijn.

Als vrijwilliger ben ik actief in vier domeinen. In mijn bestaan als duurzaam werkloze gelden voor mij alle drie de hoofdmotieven. Werkgevers willen mij om allerlei reden niet. Angst is de belangrijkste reden. Liever ons soort mensen. Daar helpen zelfs geen zeven vinkjes aan. Eerlijkheidshalve moet ik zeggen dat ik het eigenlijk niet eens precies weet, want geen enkele HRM-er voelde zich tot nu toe verplicht om een afwijzing eerlijk en behoorlijk te motiveren. Ongemotiveerde afwijzingen leiden al snel tot een gevoel van uitsluiting. Dat is precies wat je als maatschappij niet wilt! Veel HRM-ers behoren bijgevolg tot het asociale type. Het motief van 'ergens bij horen' woog bij mij nooit zo heel zwaar. Ik ben meer het autonome type dan een groepsdier. Voor 'iets goeds doen' kreeg ik in mijn werk nooit veel ruimte. Aandeelhouders moesten worden bevredigd. Daarna een hele tijd niets. 'Structuur' is bij mij diepgaand geïnternaliseerd. Het vrijwilligerswerk bied mij kansen die ik anders nooit had gekregen. Gelukkig kan ik het me permitteren in termen van tijd, geld en gezondheid. Gelukkig zijn er vrijwilligers zoals ik.

Vrijwilligers zijn niet helemaal gek. Het Watersportverbond zoekt (wegens geldgebrek) een onbetaalde secretaris. Die zal op jaarbasis nog heel wat uren aan de vereniging moeten besteden. Wie hier als onbetaalde vrijwilliger acteert, pleegt feitelijk broodroof. Dit werk moet gedaan worden door een zzp-er, in elk geval een professional. In deeltijd, maar wel betaald. 

Daar dient zich meteen een valkuil aan. Omdat ik veel tijd heb, krijg ik gemakkelijk veel taken toegeschoven. Ik ben flexibel en op een aantal terreinen redelijk deskundig. Wie wil er niet zulke vrijwilligers? Af en toe moet ik er de rem opzetten. Ik vind dat anderen zich ook mogen inspannen tot nut van het algemeen. Zo heb ik zeer bewust afstand gedaan van bepaald bestuurswerk. Ik wil niet de man zijn die het graf wordt ingedragen met de woorden 'hij was 25 jaar de toegewijde secretaris van onze postduivenvereniging'. Als anderen het werk na zekere tijd niet over willen nemen heeft een vereniging geen bestaansrecht. Dan is ze geen vereniging, maar een eenmansbedrijf geworden. Hoe minder mensen beschikbaar zijn, hoe meer die weinige vrijwilligers op hun bord krijgen en hoe meer ze mikpunt worden van kritiek. Vanaf de zijlijn is het makkelijk roepen.

In principe doe ik mijn vrijwilligerswerk 'om niet'.

Ik vind het belangrijk dat de lokale politiek goed functioneert. Daar hoort niet te veel energieverlies bij en dat is er helaas wel. Het is een teken van de tijd, dat zich op alle niveaus van het politieke bedrijf voordoet. Te veel mensen zijn bezig met het profileren van zichzelf. De website niet goed onderhouden, maar er wel als de kippen bij zijn als je 'unaniem' (lees: bij gebrek aan tegenkandidaten) tot voorzitter tot bent herbenoemd. Daar gruw ik van.

Onze vereniging van booteigenaren (klassenorganisatie) is een 'footlose' organisatie die veel vraagt en weinig brengt. Ze is wel onmisbaar. Ieder lid van de vereniging zou een paar jaar corvee moeten doen. Het werk zelf is niet onaardig en als iedereen zijn beste beentje voorzet, is het snel gedaan. Helaas blijkt het bitter moeilijk om vrijwilligers te vinden.

Een andere lokale vereniging is mijn zeilvereniging in Reeuwijk. Wat die voorheeft op de andere is het bezit van een thuishonk, een clubhuis of sociëteit zo u wilt. Het gevoel van welkom zijn en er bij horen is hiermee makkelijker te realiseren. We organiseren allerlei soorten wedstrijden. Daar heb ik ervaring mee en dus is mijn vrijwillige bijdrage aan de vereniging snel geleverd. De zeilvereniging koestert haar vrijwilligers. De zeilers zijn dankbaar. Zo zie ik het graag. Mijn zeilvereniging heeft de essentie van het vrijwilligerswerk in de kern begrepen. Ze groeit.

De vierde categorie is het ambulante werk als nationaal zeilwedstrijdleider. Dat doen ik niet helemaal voor niets. Reis- en verblijfkosten moeten worden vergoed. Hier kies ik mijn eigen klanten. Toont een opdrachtgever geen dankbaarheid, dan is het snel over en uit. Dankbaarheid zal de prijs zijn voor mijn ervaring. Wie dat nalaat te geven, ziet mij geen tweede keer.

17. nov, 2021

De brug over de Maas bij Heusden in de N267 bestaat uit drie delen: een tuibrug over het zomerbed, enkele aanbruggen over het winterbed en een binnendijks talud. Gezamenlijk verbinden ze de oevers van de Maas. De brug is een landmark in de gemeente waar ik woon.

Lang geleden ben ik in Delft opgeleid als civiel ingenieur. Civiel ingenieurs bouwen onder andere bruggen. Achteraf gezien ben ik die studie ingerommeld. Ik was goed in de bèta-vakken en had niet zo'n scherp beeld van mijn toekomst. Mijn vader had dat beeld (voor mij) wel. Hij was al civiel ingenieur. Ik ging 'dus' naar Delft. Zijn HTS-passie voor de bouwplaats heb ik maar voor een deel geërfd: in de uitvoerende bouw lag mijn belangstelling op voorhand niet. Ik ben meer van de theorie, de modellen en het interdisciplinaire. Ik zag veel parallellen met andere toepassingsgebieden: fysica, chemie, werktuigbouw, bestuurskunde. De verbinding tussen techniek en maatschappij boeit mij vandaag nog steeds meer dan de afschuifsterkte van een specifieke, gedeeltelijk voorgespannen betonnen brugligger. In militaire dienst was ik een tijd lang geplaatst op het bureau brugclassificatie. Die job was eerst en vooral een lege huls. Zo gaat dat bij ambtenaren soms. Ik ben een bruggenbouwer, maar niet direct in het fysieke.

Ik ben geïnteresseerd in een breed spectrum aan onderwerpen. In de regel heb ik daar genuanceerde opvattingen over. Ik kan de belangen en motieven van andere partijen begrijpen, accepteren en dichter bij elkaar brengen. Ik haal daar energie uit. Toch treft mij af en toe het luidruchtige verwijt dat ik geen bruggenbouwer ben. Op de sociale media is zo een verwijt snel gemaakt als je mensen met een uitgesproken mening niet naar de mond praat. Laat ik heel duidelijk zijn: niet voor alle meningen die in de sociale media worden geventileerd heb ik begrip, laat staan dat ik het er mee eens ben. In 2015 heb ik besloten om een duidelijke streep te trekken tussen mensen en dingen die de moeite van het verdedigen (of aanvallen) waard zijn en zaken die dat niet zijn. De meeste mensen en dingen zijn de moeite waard om te beschermen. Sommige niet. Ik verdedig bijvoorbeeld geen klimaat- en Holocaustontkenners en accepteer ook geen discriminatie op grond van huidskleur, leeftijd, geslacht of seksuele geaardheid. Dat laatste bracht me een enkele maal in openlijk conflict met HRM, want als er nou één plek is waar heimelijk maar ook bij uitstek wordt gediscrimineerd dan is het op de arbeidsmarkt, alle gejammer over toenemende personeelstekorten ten spijt. Dat is hypocrisie in zijn zuiverste vorm.

Wanneer een harde lijn wordt overtreden, kan ik besluiten om een activistische houding aan te nemen of om de schouders op te halen. Het is niet altijd te voorspellen welke van de twee het gaat worden. In augustus ben ik een keer met de dood bedreigd. Niet eens anoniem. Daar heb ik werk van gemaakt. Het argument dat het achteraf misschien niet serieus gemeend was, komt bij mij niet aan. Zoiets doe je niet. Nooit.

Soms voel ik me als een ongetemde rivier die meanderend door een deltagebied naar zijn eindbestemming, de zee, zoekt. Dat je in een dichtbevolkt gebied als Nederland een grote rivier niet helemaal de vrije loop kunt laten, begrijp ik als civiel ingenieur en als waterbouwer. Wie een rivier te veel insnoert, krijgt vroeger of later de rekening. Zo werkt het bij mij - als mens - ook. Te lang heb ik mij door te veel mensen laten insnoeren. Ik had soms wel wat minder inschikkelijk mogen zijn. Sinds 2015 ben ik meer gericht op de mens dan op de zaak. Die mens kan ik, maar ook heel goed een ander zijn. Ik realiseer me daarbij steeds vaker dat het bouwen van bruggen ook niet altijd opportuun is. De N267 was in de jaren zestig gedacht als een autosnelweg van Wijk en Aalburg via het Ei van Drunen door de Loonse en Drunense Duinen naar Tilburg. De viaducten zijn op veel plaatsen aangelegd over 2x2 rijstroken, waarvan maar de helft is gerealiseerd. De structuurweg en de verkeersbrug hadden verkeer moeten aantrekken. Dat is in dit geval niet in de gedachte mate gebeurd.

Ik wil niet beweren dat de verkeersbrug bij Heusden van helemaal niets naar helemaal nergens gaat. Wel is het verkeersaanbod beperkt. Dat is historisch goed te verklaren. Je moet dus weten wáár je als eerste een brug gaat bouwen als je van plan bent om geld en energie te spenderen. Waar weinig verkeer is, is er a priori geen noodzaak. Pontjes voldoen dan ook. Waar partijen strijdend tegenover elkaar staan, is het soms beter om maar géén brug te bouwen. Niet voor niets vormen brede rivieren vaak de grens tussen twee, niet zo bevriende landen.

Als bruggenbouwer werk ik in opdracht, maar ik blijf ook mijn eigen agenda volgen. Dat betekent in extremo twee dingen. Ik begin niet aan betaalde projecten die gedoemd zijn om in een ambtelijke bureaulade te eindigen. Die lades puilen al uit. Dat is geen bruggen bouwen, maar geldverspilling. Aan de andere kant van het spectrum ga ik mijn energie niet steken in het overbruggen van rivieren die te breed zijn. Soms is het beter als de volken aan beide zijden van de rivier lekker in hun eigen habitat blijven. De Maas is over grote lengte een grensrivier tussen twee  provincies. Tussen katholiek en protestant. Weinig vredesapostelen zijn zo rechtvaardig als brede rivieren die door oneindig laagland stromen ....

 

 

 

23. okt, 2021

Het is een bericht van onze sympathieke gemeentesecretaris dat me tot deze overweging brengt. Hij meldde met het schaamrood op de kaken dat hij tijdens een vergadering een klein verkeersongeluk had gehad. Moraal van het verhaal: vergader niet vanuit een rijdende auto.

Om met dat laatste te beginnen, onder mijn leiding wordt er niet in een rijdende auto vergaderd. Nooit. Als blijkt dat iemand die ik op zijn mobiele nummer bel in een rijdende auto zit, zal ik vrijwel altijd voorstellen om op een beter passend tijdstip terug te bellen. Vaak is de kwaliteit van de digitale verbinding bovendien beroerd. Sommige firma verbieden hun werknemers het bellen vanuit de auto, ook het handsfree bellen. Ik heb daar alle begrip voor. Bellen en autorijden gaan niet goed samen.

Zijn er behalve deze omstandigheid nog meer redenen om niet te vergaderen?

Talloze!

Aan de plaats en inrichting van een vergaderzaal kan men al zien hoe serieus de organisatie het vergaderen neemt. Bij sommige organisaties is de vergaderzaal een kille verblijfsruimte met de thermostaat op 15 of 25 graden die verder toch nergens toe dient. Voordeel: zo blijven vergaderingen 'vanzelf' kort. Bij andere is de vergaderzaal het middelpunt van het gebouw, voorzien van alle moderne technische voorzieningen, volledig geklimatiseerd en uitgevoerd in een vrolijke en comfortabele inrichting. Een fijne plek waar je graag met je collega's of klanten bent ...

Behalve plaatsen zijn er ook momenten waarop beter maar niet kan worden vergaderd. Vrijdagmiddag bijvoorbeeld. Het energieniveau is dan laag. Veel mensen zitten met een been in het weekeinde. Van napraten komt weinig meer terecht. De combinatie van plaats en tijd kan ook ongelukkig zijn in verband met de drukte op de weg. De vraag moet dan worden beantwoord of er voor dat moment geen alternatief beschikbaar is. Zo is maandagochtend om negen uur in het centrum van Brussel een vrijwel kansloze zaak.

Naast deze tamelijk fysieke zaken is er een aantal redenen op te voeren waarom een fysieke vergadering maar beter niet kan plaatsvinden. De redenen zitten aan de voor- en achterkant. Bij gebrek aan een agenda (zowel op papier als strategisch) moeten de aanwezigen eigenlijk besluiten om niet op te komen dagen. Zonder een agenda (c.q. een verslag en onderliggende stukken) geen voorbereiding. Zonder voorbereiding geen zinnige vergadering. Onderwerpen die ter vergadering aan de agenda worden toegevoegd dienen urgent, doch ook van ondergeschikt belang te zijn. De onderwerpen van de agenda moeten de meeste aanwezigen, het liefste iedereen, aangaan. Als dat niet zo is, regel het dan bilateraal of in klein comité. Met moderne vergaderfaciliteiten zoals ZOOM en TEAMS kunnen fysieke bijeenkomsten deels worden vervangen. Fysieke bijeenkomsten blijven alleen zinvol wanneer een hoge mate van interactie wordt geëist. Voor de rest voldoet een beeldscherm.

Tal van vergaderingen worden gekenmerkt door een slechte uitvoering en opvolging. Ik heb daarvan mijn deel ruimschoots gehad. Helaas is het zo dat de ruimte voor kritiek op slecht functionerende voorzitters klein is, want die voorzitter is vaak tevens je baas. Het gevolg hiervan is dat kritiek niet meer wordt uitgesproken en ondergronds gaat. Op een dag stel je vast dat de verbindingslijn 'dood' is. Bij aanhoudend gedrag stel je vast dat je onderdeel bent geworden van een angstcultuur. De weg uit dit moeras is vele malen moeilijker dan het voorkomen van een slechte uitvoering en opvolging. Maak gebruik van het moment en de dan nog goede sfeer om onbevredigende zaken op tafel te gooien. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Het voorkomt dat je je gaat afvragen 'wat doe ik hier eigenlijk, zit ik misschien in een vergadering die beter helemaal niet had moeten plaatsvinden?' Als het antwoord onontkoombaar is, ga dan terug naar AF. Rewind, reset.

 

4. aug, 2021

 

Het woord 'vergadertijger' heeft verschillende connotaties. In het beste geval is het iemand die van vergaderen zijn beroep heeft gemaakt en dat beroep professioneel uitoefent. In het slechtste is het iemand die zich vermoeid van vergadering naar vergadering sleept, omkomt in het werk en maar weinig resultaat kan laten zien. Beide ondersoorten ben ik in mijn werkzame leven veelvuldig tegengekomen. Vergeet de exacte betekenis van de in onderstaande gebruikte afkortingen. Reflecteer op nut en noodzaak van de vergaderingen. Bekijk het van enige afstand ....

 

 

NEN Bc-B Beleidscommissie 'Producten en Materialen'

De meeste deelnemers leunden achterover in dit gezelschap. Ze stonden in de passieve, waakzame modus. Zou er iets voorbijkomen dat actie behoefde dan zaten ze in elk geval in de voorste rij.

Het was mijn taak als voorzitter om te bewerkstelligen dat er überhaupt besluiten en acties werden genomen en uitgevoerd.

voorzitter

NEN Raad van Advies

Een adviescollege heeft altijd iets vrijblijvends en sneuvelt als eerste wanneer er geld- of tijdnood ontstaat. De Raad vergaderde tweemaal per jaar.

Het was mijn taak om te bevorderen dat de vergadering nieuwswaarde had en het bestuur, aan wie werd geadviseerd, eenduidige en snelle terugkoppeling verschafte, daarmee bewijzend dat het de Raad serieus nam. Het vergde meer voorbereiding dan effectieve vergadertijd.

voorzitter

NVTB spiegelgroep "Dangerous Substances'

De spiegelgroep deed niet veel anders dan er op toezien dat een bepaald ambtelijk dossier niet explodeerde. Voorkomen is beter dan genezen. Het kruit moest dus goed nat worden gehouden.

Omdat ambtenaren vaak veel meer geduld hebben dan mensen in het bedrijfsleven was het mijn taak om de leden goed bij de les te houden.

voorzitter

C&BC TC Public Affairs & Technical Standards

De TC had een zeer asymmetrische samenstelling. De nadruk lag op Technical Standards. Van Public Affairs begrepen de leden weinig tot niets. De uitvoering van de besluiten en acties lag vrijwel volledig op het bord van de secretaris.

Mijn taak bestond er uit om de leden duidelijk te maken dat besluitvorming hier, anders dan in het bedrijfsleven, niet per decreet plaatsvindt en dat samenwerkingen, bondgenoten en allianties onontbeerlijk zijn.

secretaris

CEMBUREAU TF 5.7 ‘Sustainability’

In Europa heb je locomotieven, wagons en remmerswagens. Nederland zat op de bok. De Europese associatie liet zich gewillig op sleeptouw nemen. Er waren landen die duidelijk in de remmerswagen zaten, zoals het land van onze moedermaatschappij.

Het was mijn taak om de aanwezige, meest vrouwelijke jonge honden te enthousiasmeren en professionele ruimte voor hen te scheppen, ongeacht welk land ze representeerden. Dat is voor een flink deel gelukt. Zij verspreidden de blijde boodschap. Zo bleef ik enigszins uit het schootsveld van de mannen op de remmerswagen.  

lid

CEN TC351 ‘Regulated Dangerous Substances’

Zie de NEN spiegelgroep, maar dan Europees.

lid

CEN TC351/WG3 ‘Radiation of Building Materials’

Deze TC was een tamelijk technische werkgroep met een hoog wetenschappelijk meetgehalte. Het dossier was jarenlang een potentiële publicitaire bom, waar de lont eerst uit moest worden gehaald.

Omdat de frontale aanval hier grote mediarisico’s inhield, moest vooral professioneel en persoonlijk vertrouwen worden geschept. Dat was mijn rol in het geheel. Met succes.  

lid

NEN 351 281 'Milieuprestaties van Bouwwerken'

Het voorbeeld van een never ending story. Deze commissie werd later de basis voor tal van andere normen en regels. Aanvankelijk in een pioniersrol, later aan de leiband van Brussel.  

Zelf had ik dit proces graag willen concretiseren en versnellen. Koploper blijven. Richting aangeven. Tempo bepalen. De achterban wilde vooral vertragen en uitstellen. De overheid weigerde jarenlang om door te bijten. Dat wringt nog steeds en tast het draagvlak aan.

lid

NVTB Adviescollege Milieu en Kwaliteit

Wat voor de RvA van NEN gold, gold voor het AMK in het kwadraat. Er werd door de aanwezige leden heel wat afgebabbeld en afgejankt. Acties werden moeizaam geformuleerd en maar deels uitgevoerd. Terugkoppeling moest worden afgedwongen. Het bestuur nam het AMK niet serieus. Een betere titel was geweest de commissie 'Stoom Afblazen'.

Mijn rol was geen andere dan te blijven herhalen ‘we doen dit goed of we doen dit niet’. De stekker er uittrekken durfde uiteindelijk niemand. Dat zou de kritische buitenwacht als een verkeerd signaal hebben opgepakt.

lid

Regiegroep Betonplatform

In feite was dit een soort uitvoeringsorgaan van informeel samenwerkende partijen in de betonwereld. De nadruk lag op promotie en obstructie. Promotie van het materiaal beton en obstructie van een aantal onwelgevallige ambtelijke dossiers.

Het rendement van de vergaderingen was zeer matig. Dat een sector voor zijn belangen strijdt, vind ik niet meer dan billijk, maar let dan wel op effectiviteit en bestrijd nooit het staande overheidsbeleid, want daarmee verspeel je alleen maar krediet. Het oogmerk was eerder om elkaar in de gaten te houden dan de buitenwereld. Mijn rol in het geheel was klein. Ik zat de vergaderingen vooral uit. Later is hieruit wel het Betonhuis ontstaan. Dat heeft - ondanks een significant verlies aan fte's en expertise - ongetwijfeld bijgedragen aan de vergroting van efficiency. Er waren immers mensen die aan de verkeerde kant van het touw stonden te trekken. Of de slagkracht ook is toegenomen kan ik niet beoordelen. Ik heb daarover zo mijn twijfels.

lid