Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

30. mrt, 2020

Het rokerige achterkamertje is al een tijdje niet meer. Als er al iets in vertrouwen tussen politici wordt besproken dan is het thuis of staande bij het urinoir. De genderongelijkheid is hier onontkoombaar. De kleine achterafzaaltjes in de bruine kroeg bestaan natuurlijk nog wel. Ze worden meestal tegen zachte prijzen aan armlastige verenigingen verhuurd.

Wie wil weten hoe zo’n achterafzaaltje eruit ziet, googelt maar eens op “Het Wapen van”.

Veel dateren uit een tijd dat er nog geen specifieke bouwvoorschriften waren voor klimaatbeheersing en verlichting in vergaderruimtes. Er bestond geen kunststof, er bestonden geen projectieschermen, laat staan internet of OLED televisieschermen. Aan de buitenmuur vind je soms nog een paar verroeste beugels waar je je rijpaard aan kon vastmaken, ook goed te gebruiken voor het beugelslot van je stalen Eros. Schemerlampjes aan de muur. Aan het plafond een rij (knipperende) TL-balken. Een houten vloer, soms een verhoogd gedeelte. Houten stoelen aan en Perzische tapijtjes op de tafel. Honderden van dit soort zaaltjes moeten er in Nederland zijn. Je kunt er een receptie houden en een 50-jarige bruiloft vieren, maar vergaderen kun je er met goed fatsoen niet. Ik heb te veel lokale en provinciale bijeenkomsten van mijn partij in dit soort donkerbruine, dorpse omgevingen moeten doorbrengen. Ik zei er wel eens wat van. De volgende keer was het weer precies hetzelfde.  

Elk half jaar heeft mijn politieke partij een landelijk congres. Daar komen > 1.500 mensen op af. Dat vergt veel van de organisatie, accommodatie en catering. De teller staat inmiddels op 110. We hebben dus ervaring met grote congressen. Er is een draaiboek. In de plenaire zaal klopt alles doorgaans wel. De parallelsessies en fringe meetings vinden plaats in kleinere zalen. Daarvan is de kwaliteit duidelijk minder. En dat hoeft helemaal niet!

Mijn vereniging van booteigenaren (“klassenorganisatie”) heeft het achterafzaaltje een paar jaar geleden afgezworen. We vergaderen nu bij Van der Valk of in een zaal van de RAI in Amsterdam. Kost wat, maar dan heb je ook wat.

Een goede vergaderzaal komt de kwaliteit van het proces zeer ten goede. Sterker nog, een vergaderzaal moet als vergaderzaal ontworpen worden. Het liefste door een vergaderprofessional en niet door een bouwkundige of architect. De indeling moet flexibel zijn, de verlichting eveneens, er moet een behoorlijke geluidsinstallatie aanwezig zijn, een groot-en-smart beeldscherm en een goede WIFI-verbinding. Er moeten voldoende loopruimte zijn en een of meer microfoons. Airconditioning is een harde vereiste evenals de mogelijkheden om daglicht binnen te laten of buiten te sluiten. De akoestiek moet deugen. Geen lawaai uit andere ruimtes. Vanzelfsprekend is de ruimte overspanningsvrij en zijn er genoeg elektrische, telefoon- en internetaansluitingen. Dat is alles-bij-elkaar nogal wat!

Op de negentiende verdieping van het hoofdkantoor van Axel Springer Verlag in Berlijn mocht ik vorige maand ervaren hoe een perfecte congres- en vergaderruimte er uit kan zien. Alles klopte daar. Ik was enigszins verbaasd niets te kunnen vinden wat niet in orde was.

Wie bij een sollicitatie een blik mag werpen in de (lege) boardroom van een grote onderneming kan een heel aardige indruk krijgen van de vergadercultuur van de betreffende organisatie. Is de vergadertafel rond, vierkant of ovaal? Hangen er schilderijtjes aan de muur of kunstwerken? Staan er krakende antieke meubels waar de oprichter nog in heeft gezeten? Is de inrichting licht en modern of donker en klassiek? Zijn er verse bloemen en planten? Heeft de stoel van de voorzitter misschien duidelijk een hogere rugleuning? Zijn er moderne ICT-voorzieningen aanwezig zoals microfoons, usb- en hdmi-aansluitingen of videoconferencing? Is het kunstlicht er voor de sfeer of is het ook een beetje functioneel?

Kortom, laat mij uw boardroom zien en ik zal zeggen of ik voor u wil werken ….

 

23. mrt, 2020

Weinig is zo ergerlijk als vergaderingen die uitlopen of geen voortgang opleveren. Eerst en vooral is dat de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Er zijn duizend factoren die de duur van een bijeenkomst bepalen, er is maar een persoon verantwoordelijk.

Vele jaren terug was er elk half jaar een zogenaamd colloquium in het auditorium van ons kantoorgebouw. Het colloquium gaf medewerkers, leidinggevenden en directie de mogelijkheid om in te gaan op technisch onderzoek, ontwikkeling en regelgeving. Daar werd toen nog aan gedaan. Alle vestigingen stuurden er hun beste mensen naartoe. Er werd wat verteld. Je stak er wat van op. Je werd er gehoord. Je kon je laten zien. In de hoogtijdagen waren we met meer dan 50 mensen.

Een colloquium is, strikt genomen, een samenspraak. Het is spreken èn luisteren. Het is vragen en antwoorden. Als iemand een blok toegewezen krijgt van 20 minuten is het niet de bedoeling dat iemand die 20 minuten zelf helemaal volpraat. Voor veel mensen is dat lastig. Er is zoveel te vertellen. En wat je vertelt staat maar vast. Wat je aan vragen op je afkrijgt niet. Wie kiest voor zekerheid, die kiest dus voor aan het woord blijven.

De praktijk leerde keer op keer dat juist uit de vragen en antwoorden de meest interessante zaken naar boven kwamen drijven. Daarom noemden we het samenzijn een colloquium.

Geef je als voorzitter aan iedereen de zelfde bloktijd of ga je differentiëren? Hoe bepaal je de volgorde van de inleiders? Bewaar je het interessantste en belangrijkste tot het laatste of juist niet? Hoe ga je om met sprekers die zich niet aan hun bloktijd houden?

De algemeen directeur, in die dagen nog met een goede technisch-wetenschappelijke achtergrond en dito begrip, vond het colloquium dermate belangrijk dat hij nooit verstek liet gaan. Wel vond hij het normaal dat hij – als enige – altijd een verhaaltje zou mogen houden. De aanwezigheid van de algemeen directeur maakte dat iedereen graag kwam, al was het maar om te netwerken. Maar wat doe je met een algemeen directeur die zichzelf stukje bij beetje steeds meer spreektijd toe eigent?

U kent het onderstaande wel van congressen. De spreektijd is royaal voorbij. De dagvoorzitter begint te wippen op zijn stoel.

“U heeft nog twee minuten.”

“Voorzitter, ik kom juist tot conclusies.”

Wilt u afronden?”

“Voorzitter, ik vat even samen.”

De dagvoorzitter staat op en begint op het podium te ijsberen. Dreigt de microfoon af te gaan nemen.

“Wil de volgende spreker vast naar het podium komen?”

“Voorzitter, ik ga afronden.”

Het bekende powerplay voor grote ego’s. In het slechtste geval draait de voorzitter het licht en geluid uit. Dat kan natuurlijk alleen wanneer hij de zaal op zijn hand heeft. Bij een minister of algemeen directeur is dat geen optie.

In 1992 was ik bij een wetenschappelijk congres aan de TU Delft. We waren medeorganisator. De man van onze audiovisuele dienst mocht die dag geen centimeter wijken van de overvulde diacarrousel die nodig was bij de presentatie door de buitenlandse keynote speaker. Wij voorzagen al dat het wel eens lang zou gaan duren en waarschuwden alvast de andere keynote speakers. De Oostenrijkse sterarchitect vond zichzelf inderdaad helemaal geweldig en liep meer dan 100% uit de ruim toebedeelde tijd. Geen tegenhouden aan. Gezeten in de lichtkamer fluisterde ik onze fotograaf in de oren: “Jij en ik gaan hier samen een eind aan maken. Ik steek de laatste dia’s in mijn broekzak en over drie slides volg jij de aanwijzingen van de spreker niet meer op en roept door de microfoon:

There are no slides anymore, Sir.

Ik neem de verantwoordelijkheid.”

Aldus geschiedde. De zaal moest onbedaarlijk lachen. De beduusde Oostenrijker sprak nog één minuut en sloot af. Er zaten tien slides in mijn broekzak.   

Op landelijke partijcongressen zie ik bij de behandeling van de vele moties en amendementen altijd een grote digitale klok staan. Die wordt door de moderator geactiveerd zodra de inspreker begint. Is de tijd verstreken dan volgt een luid signaal. Dat werkt al in 90% van de gevallen. Gaat de napruttelende spreker dan toch meer dan tien seconde over zijn tijd heen, dan wordt de microfoon op afstand uitgeschakeld. Dat werkt altijd.

Als voorzitter heb ik altijd een kleine eierwekker bij me als er voordrachten zijn. Ik toon hem aan de spreker, stel de spreektijd (ruim) in en geef een startsignaal. Is de tijd voorbij, dan gaat de wekker af. Blijft hij binnen de tijd, dan zet ik de wekker weer netjes uit. Het wekkertje heeft een serieuze profylactische werking. Bij de Blokker te koop voor nog geen tien euro.

Nu was het zeker niet zo dat we niet met belangstelling kennis namen van de voordrachten van onze algemeen directeur. Hij had altijd wel een nieuwtje en kon onderhoudend vertellen. Maar alles wat er nog aan vragen kwam, ging ten koste van de inleiders na hem. Soms moesten we zelfs sprekers, die zich lang hadden voorbereid en een goed verhaal hadden, laten vervallen. Steeds minder mensen wilden zodoende een verhaal houden.

Verzin een list!

Die hadden we snel gevonden.

De colloquia werden om te beginnen verplaatst naar de ochtend. De algemeen directeur zou de laatste spreker op rij worden. Aan het eind van de ochtend zou er een gezamenlijke, deels warme lunch zijn. De keukenbrigade had lange tafels gedekt. De soep en de kroketten werden opgewarmd. Om stipt half een opende de kleine, kordate cheffin van onze bedrijfskeuken de deuren van het auditorium en riep met luid stem de zaal in:

“Lunch is being served!”

Sindsdien waren er geen uitlopers meer. Op koude kroketten zat niemand te wachten.

Er zijn vele zachte en harde middelen om sprekers in toom te houden. Professionele sprekers weten op de seconde nauwkeurig hoe lang hun verhaal duurt. Mensen met minder routine onderschatten hun spreektijd vaak. De meest gevatte reactie die ik als moderator ooit kreeg op een verzoek om snel af te ronden kwam van een bevriende, Engels ratelende Spaanse professor die mij antwoordde met de woorden:

“OK, I’ll double my speed from now on”.

Dat was natuurlijk niet wat ik met snel bedoeld had! En dat wist hij zelf ook.

 

20. mrt, 2020

Als voorzitter heb je de vorm en afmeting van vergadertafel meestal niet voor het uitzoeken. Je moet het doen met wat je voorgezet krijgt. Ooit werd ik geconfronteerd met een extreem lange, smalle, rechthoekige vergadertafel in een ruimte die daarvoor eigenlijk te klein was. Gelukkig zat het even lange als smalle raam in de noordgevel waardoor de temperatuur en het invallende licht redelijk beheersbaar waren.

Het eerste wat ik aan de verantwoordelijke secretaris voorstelde was, zullen we niet ergens anders gaan vergaderen? Op korte termijn ging dat natuurlijk niet. Een jaar later vonden we een betere plek.  

We vergaderden in maximale bezetting met 25 mensen. 

 

De vraag die zich dan opdringt is 'wie gaat waar zitten'?' 

In verschillende landen zal men met verschillende oplossingen komen. Ik beperk me tot de Nederlandse oplossing, waarin de plaats van voorzitter en secretaris bepalend is.

De eerste regel is, voorzitter en secretaris zitten naast elkaar, in elk geval zodanig dat ze oog- en oorcontact met elkaar kunnen hebben. De secretaris zit links van de voorzitter. Waarom links? Omdat de voorzitter waarschijnlijk rechtshandig is en voor zijn rechterarm meer bewegingsruimte nodig heeft dan voor zijn linker. Als daar geen ruimte voor is, zit men recht tegenover elkaar. Die afstand mag nooit groot zijn. 

Bij een vergadering met 25 mensen is de volgende vraag of iedereen iedereen kent? Dat zal niet altijd zo zijn. Voor het gemak van de aanwezigen, maar zeker ook van de voorzitter en secretaris, zijn naambordjes gewenst. Het is prettig als die tevoren kunnen worden klaargezet in een groot en leesbaar lettertype. Het is een kleine investering die veel oplevert, zeker als er eenheid van naamgeving is.

Die bordjes kunnen meer zeggen dan de naam alleen. Zo was het bij onze Europese brancheorganisatie in Brussel lange tijd gebruik dat deelnemers aan een 'standing committee' met volledige titulatuur, voorletters en achternaam werden vermeld. Bij de 'projectgroep' werd de voorletter vervangen door de voornaam en bij een 'working committee' vervielen ook de titels. Aan de badge en het persoonlijke naambordje kun je dus al zien hoe belangrijk iemand is. 

Een voorzitter is ter vergadering effectiever als hij iedereen persoonlijk, met naam en toenaam, kan adresseren. Voor een secretaris is het prettig om te weten wie het woord voert.

De naambordjes moeten vanaf alle zitplaatsen door iedereen kunnen worden gelezen. Hiervoor is  een langgerekte tafel erg onhandig. Vierkante, ronde en ovale tafels zijn beter.

In eerste instantie kozen we ervoor om aan de kop van de tafel te gaan zitten. Vanuit die positie konden we alle naambordjes lezen. Er waren twee nadelen aan verbonden. Het beeldscherm stond achter ons en kwam maar nauwelijks boven ons hoofd uit. Het scherpe contrast veranderde onze pratende gezichten soms in contouren. Onze lichaamstaal werd krachteloos. Het tweede nadeel was dat mensen die ver van de voorzitter en de secretaris af gingen zitten duidelijk minder betrokken waren. De meesten kozen daar overigens zelf voor. 

De opstelling functioneerde niet goed.

In tweede instantie gingen we aan het midden van het lange einde zitten, met de rug naar het raam. Verder kon iedereen gaan zitten waar hij wilde. Ook die opstelling haperde op twee punten. Aan onze kant was een deel van de namen niet te lezen. Met de overkant was onbedoeld meer oogcontact. Een persoon maakte daar handig misbruik van. Hij zat recht tegenover ons en wist bij elke zwenking van mijn hoofd de aandacht te trekken. De man was een bedreven vergadertijger die zich het woord niet makkelijk liet afnemen. 

Deze opstelling voelde evenmin goed.

De keer daarop hebben we op basis van de aanmeldingen zelf de stoelen toegewezen. Personen die voor ons belangrijk waren in ons directe gezichtsveld. De anderen aan de randen daarvan. Daarmee was tenminste één probleem opgelost.

Uiteindelijk zijn we in een grotere, vierkante zaal gaan vergaderen. We hebben hier een hoefijzeropstelling gemaakt met aan de korte zijde acht stoelen en aan de lange negen. De projectie vond op de vierde zijde plaats. Het projectiescherm werd gebruikt om het stille verloop van de vergadering aan te geven en voor presentaties, waarbij de inleider loopruimte en een loopmicrofoon kreeg. Als de inleider spreekt, zwijgt de voorzitter. Beeld en geluid komen dus van dezelfde kant.

Het resultaat is moeilijk te kwantificeren. Dat iedereen de vergadering plezieriger vond, stond vast. Goede criteria hiervoor zijn het aantal aanwezigen en het aantal laatkomers c.q. vroegvertrekkers. Bij elke vergadering steeg het aantal deelnemers. Vrijwel iedereen kwam op tijd en bleef tot het einde aanwezig. De secretaris hield het allemaal bij. Met namen en rugnummers. En in het verslag. Daar gaat beslist een stevige preventieve werking van uit.