20. mrt, 2020

De lange tafel

Als voorzitter heb je de vorm en afmeting van vergadertafel meestal niet voor het uitzoeken. Je moet het doen met wat je voorgezet krijgt. Ooit werd ik geconfronteerd met een extreem lange, smalle, rechthoekige vergadertafel in een ruimte die daarvoor eigenlijk te klein was. Gelukkig zat het even lange als smalle raam in de noordgevel waardoor de temperatuur en het invallende licht redelijk beheersbaar waren.

Het eerste wat ik aan de verantwoordelijke secretaris voorstelde was, zullen we niet ergens anders gaan vergaderen? Op korte termijn ging dat natuurlijk niet. Een jaar later vonden we een betere plek.  

We vergaderden in maximale bezetting met 25 mensen. 

 

De vraag die zich dan opdringt is 'wie gaat waar zitten'?' 

In verschillende landen zal men met verschillende oplossingen komen. Ik beperk me tot de Nederlandse oplossing, waarin de plaats van voorzitter en secretaris bepalend is.

De eerste regel is, voorzitter en secretaris zitten naast elkaar, in elk geval zodanig dat ze oog- en oorcontact met elkaar kunnen hebben. De secretaris zit links van de voorzitter. Waarom links? Omdat de voorzitter waarschijnlijk rechtshandig is en voor zijn rechterarm meer bewegingsruimte nodig heeft dan voor zijn linker. Als daar geen ruimte voor is, zit men recht tegenover elkaar. Die afstand mag nooit groot zijn. 

Bij een vergadering met 25 mensen is de volgende vraag of iedereen iedereen kent? Dat zal niet altijd zo zijn. Voor het gemak van de aanwezigen, maar zeker ook van de voorzitter en secretaris, zijn naambordjes gewenst. Het is prettig als die tevoren kunnen worden klaargezet in een groot en leesbaar lettertype. Het is een kleine investering die veel oplevert, zeker als er eenheid van naamgeving is.

Die bordjes kunnen meer zeggen dan de naam alleen. Zo was het bij onze Europese brancheorganisatie in Brussel lange tijd gebruik dat deelnemers aan een 'standing committee' met volledige titulatuur, voorletters en achternaam werden vermeld. Bij de 'projectgroep' werd de voorletter vervangen door de voornaam en bij een 'working committee' vervielen ook de titels. Aan de badge en het persoonlijke naambordje kun je dus al zien hoe belangrijk iemand is. 

Een voorzitter is ter vergadering effectiever als hij iedereen persoonlijk, met naam en toenaam, kan adresseren. Voor een secretaris is het prettig om te weten wie het woord voert.

De naambordjes moeten vanaf alle zitplaatsen door iedereen kunnen worden gelezen. Hiervoor is  een langgerekte tafel erg onhandig. Vierkante, ronde en ovale tafels zijn beter.

In eerste instantie kozen we ervoor om aan de kop van de tafel te gaan zitten. Vanuit die positie konden we alle naambordjes lezen. Er waren twee nadelen aan verbonden. Het beeldscherm stond achter ons en kwam maar nauwelijks boven ons hoofd uit. Het scherpe contrast veranderde onze pratende gezichten soms in contouren. Onze lichaamstaal werd krachteloos. Het tweede nadeel was dat mensen die ver van de voorzitter en de secretaris af gingen zitten duidelijk minder betrokken waren. De meesten kozen daar overigens zelf voor. 

De opstelling functioneerde niet goed.

In tweede instantie gingen we aan het midden van het lange einde zitten, met de rug naar het raam. Verder kon iedereen gaan zitten waar hij wilde. Ook die opstelling haperde op twee punten. Aan onze kant was een deel van de namen niet te lezen. Met de overkant was onbedoeld meer oogcontact. Een persoon maakte daar handig misbruik van. Hij zat recht tegenover ons en wist bij elke zwenking van mijn hoofd de aandacht te trekken. De man was een bedreven vergadertijger die zich het woord niet makkelijk liet afnemen. 

Deze opstelling voelde evenmin goed.

De keer daarop hebben we op basis van de aanmeldingen zelf de stoelen toegewezen. Personen die voor ons belangrijk waren in ons directe gezichtsveld. De anderen aan de randen daarvan. Daarmee was tenminste één probleem opgelost.

Uiteindelijk zijn we in een grotere, vierkante zaal gaan vergaderen. We hebben hier een hoefijzeropstelling gemaakt met aan de korte zijde acht stoelen en aan de lange negen. De projectie vond op de vierde zijde plaats. Het projectiescherm werd gebruikt om het stille verloop van de vergadering aan te geven en voor presentaties, waarbij de inleider loopruimte en een loopmicrofoon kreeg. Als de inleider spreekt, zwijgt de voorzitter. Beeld en geluid komen dus van dezelfde kant.

Het resultaat is moeilijk te kwantificeren. Dat iedereen de vergadering plezieriger vond, stond vast. Goede criteria hiervoor zijn het aantal aanwezigen en het aantal laatkomers c.q. vroegvertrekkers. Bij elke vergadering steeg het aantal deelnemers. Vrijwel iedereen kwam op tijd en bleef tot het einde aanwezig. De secretaris hield het allemaal bij. Met namen en rugnummers. En in het verslag. Daar gaat beslist een stevige preventieve werking van uit.