23. mrt, 2020

De eierwekker

Weinig is zo ergerlijk als vergaderingen die uitlopen of geen voortgang opleveren. Eerst en vooral is dat de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Er zijn duizend factoren die de duur van een bijeenkomst bepalen, er is maar een persoon verantwoordelijk.

Vele jaren terug was er elk half jaar een zogenaamd colloquium in het auditorium van ons kantoorgebouw. Het colloquium gaf medewerkers, leidinggevenden en directie de mogelijkheid om in te gaan op technisch onderzoek, ontwikkeling en regelgeving. Daar werd toen nog aan gedaan. Alle vestigingen stuurden er hun beste mensen naartoe. Er werd wat verteld. Je stak er wat van op. Je werd er gehoord. Je kon je laten zien. In de hoogtijdagen waren we met meer dan 50 mensen.

Een colloquium is, strikt genomen, een samenspraak. Het is spreken èn luisteren. Het is vragen en antwoorden. Als iemand een blok toegewezen krijgt van 20 minuten is het niet de bedoeling dat iemand die 20 minuten zelf helemaal volpraat. Voor veel mensen is dat lastig. Er is zoveel te vertellen. En wat je vertelt staat maar vast. Wat je aan vragen op je afkrijgt niet. Wie kiest voor zekerheid, die kiest dus voor aan het woord blijven.

De praktijk leerde keer op keer dat juist uit de vragen en antwoorden de meest interessante zaken naar boven kwamen drijven. Daarom noemden we het samenzijn een colloquium.

Geef je als voorzitter aan iedereen de zelfde bloktijd of ga je differentiëren? Hoe bepaal je de volgorde van de inleiders? Bewaar je het interessantste en belangrijkste tot het laatste of juist niet? Hoe ga je om met sprekers die zich niet aan hun bloktijd houden?

De algemeen directeur, in die dagen nog met een goede technisch-wetenschappelijke achtergrond en dito begrip, vond het colloquium dermate belangrijk dat hij nooit verstek liet gaan. Wel vond hij het normaal dat hij – als enige – altijd een verhaaltje zou mogen houden. De aanwezigheid van de algemeen directeur maakte dat iedereen graag kwam, al was het maar om te netwerken. Maar wat doe je met een algemeen directeur die zichzelf stukje bij beetje steeds meer spreektijd toe eigent?

U kent het onderstaande wel van congressen. De spreektijd is royaal voorbij. De dagvoorzitter begint te wippen op zijn stoel.

“U heeft nog twee minuten.”

“Voorzitter, ik kom juist tot conclusies.”

Wilt u afronden?”

“Voorzitter, ik vat even samen.”

De dagvoorzitter staat op en begint op het podium te ijsberen. Dreigt de microfoon af te gaan nemen.

“Wil de volgende spreker vast naar het podium komen?”

“Voorzitter, ik ga afronden.”

Het bekende powerplay voor grote ego’s. In het slechtste geval draait de voorzitter het licht en geluid uit. Dat kan natuurlijk alleen wanneer hij de zaal op zijn hand heeft. Bij een minister of algemeen directeur is dat geen optie.

In 1992 was ik bij een wetenschappelijk congres aan de TU Delft. We waren medeorganisator. De man van onze audiovisuele dienst mocht die dag geen centimeter wijken van de overvulde diacarrousel die nodig was bij de presentatie door de buitenlandse keynote speaker. Wij voorzagen al dat het wel eens lang zou gaan duren en waarschuwden alvast de andere keynote speakers. De Oostenrijkse sterarchitect vond zichzelf inderdaad helemaal geweldig en liep meer dan 100% uit de ruim toebedeelde tijd. Geen tegenhouden aan. Gezeten in de lichtkamer fluisterde ik onze fotograaf in de oren: “Jij en ik gaan hier samen een eind aan maken. Ik steek de laatste dia’s in mijn broekzak en over drie slides volg jij de aanwijzingen van de spreker niet meer op en roept door de microfoon:

There are no slides anymore, Sir.

Ik neem de verantwoordelijkheid.”

Aldus geschiedde. De zaal moest onbedaarlijk lachen. De beduusde Oostenrijker sprak nog één minuut en sloot af. Er zaten tien slides in mijn broekzak.   

Op landelijke partijcongressen zie ik bij de behandeling van de vele moties en amendementen altijd een grote digitale klok staan. Die wordt door de moderator geactiveerd zodra de inspreker begint. Is de tijd verstreken dan volgt een luid signaal. Dat werkt al in 90% van de gevallen. Gaat de napruttelende spreker dan toch meer dan tien seconde over zijn tijd heen, dan wordt de microfoon op afstand uitgeschakeld. Dat werkt altijd.

Als voorzitter heb ik altijd een kleine eierwekker bij me als er voordrachten zijn. Ik toon hem aan de spreker, stel de spreektijd (ruim) in en geef een startsignaal. Is de tijd voorbij, dan gaat de wekker af. Blijft hij binnen de tijd, dan zet ik de wekker weer netjes uit. Het wekkertje heeft een serieuze profylactische werking. Bij de Blokker te koop voor nog geen tien euro.

Nu was het zeker niet zo dat we niet met belangstelling kennis namen van de voordrachten van onze algemeen directeur. Hij had altijd wel een nieuwtje en kon onderhoudend vertellen. Maar alles wat er nog aan vragen kwam, ging ten koste van de inleiders na hem. Soms moesten we zelfs sprekers, die zich lang hadden voorbereid en een goed verhaal hadden, laten vervallen. Steeds minder mensen wilden zodoende een verhaal houden.

Verzin een list!

Die hadden we snel gevonden.

De colloquia werden om te beginnen verplaatst naar de ochtend. De algemeen directeur zou de laatste spreker op rij worden. Aan het eind van de ochtend zou er een gezamenlijke, deels warme lunch zijn. De keukenbrigade had lange tafels gedekt. De soep en de kroketten werden opgewarmd. Om stipt half een opende de kleine, kordate cheffin van onze bedrijfskeuken de deuren van het auditorium en riep met luid stem de zaal in:

“Lunch is being served!”

Sindsdien waren er geen uitlopers meer. Op koude kroketten zat niemand te wachten.

Er zijn vele zachte en harde middelen om sprekers in toom te houden. Professionele sprekers weten op de seconde nauwkeurig hoe lang hun verhaal duurt. Mensen met minder routine onderschatten hun spreektijd vaak. De meest gevatte reactie die ik als moderator ooit kreeg op een verzoek om snel af te ronden kwam van een bevriende, Engels ratelende Spaanse professor die mij antwoordde met de woorden:

“OK, I’ll double my speed from now on”.

Dat was natuurlijk niet wat ik met snel bedoeld had! En dat wist hij zelf ook.