30. mrt, 2020

Het rokerige achterkamertje

Het rokerige achterkamertje is al een tijdje niet meer. Als er al iets in vertrouwen tussen politici wordt besproken dan is het thuis of staande bij het urinoir. De genderongelijkheid is hier onontkoombaar. De kleine achterafzaaltjes in de bruine kroeg bestaan natuurlijk nog wel. Ze worden meestal tegen zachte prijzen aan armlastige verenigingen verhuurd.

Wie wil weten hoe zo’n achterafzaaltje eruit ziet, googelt maar eens op “Het Wapen van”.

Veel dateren uit een tijd dat er nog geen specifieke bouwvoorschriften waren voor klimaatbeheersing en verlichting in vergaderruimtes. Er bestond geen kunststof, er bestonden geen projectieschermen, laat staan internet of OLED televisieschermen. Aan de buitenmuur vind je soms nog een paar verroeste beugels waar je je rijpaard aan kon vastmaken, ook goed te gebruiken voor het beugelslot van je stalen Eros. Schemerlampjes aan de muur. Aan het plafond een rij (knipperende) TL-balken. Een houten vloer, soms een verhoogd gedeelte. Houten stoelen aan en Perzische tapijtjes op de tafel. Honderden van dit soort zaaltjes moeten er in Nederland zijn. Je kunt er een receptie houden en een 50-jarige bruiloft vieren, maar vergaderen kun je er met goed fatsoen niet. Ik heb te veel lokale en provinciale bijeenkomsten van mijn partij in dit soort donkerbruine, dorpse omgevingen moeten doorbrengen. Ik zei er wel eens wat van. De volgende keer was het weer precies hetzelfde.  

Elk half jaar heeft mijn politieke partij een landelijk congres. Daar komen > 1.500 mensen op af. Dat vergt veel van de organisatie, accommodatie en catering. De teller staat inmiddels op 110. We hebben dus ervaring met grote congressen. Er is een draaiboek. In de plenaire zaal klopt alles doorgaans wel. De parallelsessies en fringe meetings vinden plaats in kleinere zalen. Daarvan is de kwaliteit duidelijk minder. En dat hoeft helemaal niet!

Mijn vereniging van booteigenaren (“klassenorganisatie”) heeft het achterafzaaltje een paar jaar geleden afgezworen. We vergaderen nu bij Van der Valk of in een zaal van de RAI in Amsterdam. Kost wat, maar dan heb je ook wat.

Een goede vergaderzaal komt de kwaliteit van het proces zeer ten goede. Sterker nog, een vergaderzaal moet als vergaderzaal ontworpen worden. Het liefste door een vergaderprofessional en niet door een bouwkundige of architect. De indeling moet flexibel zijn, de verlichting eveneens, er moet een behoorlijke geluidsinstallatie aanwezig zijn, een groot-en-smart beeldscherm en een goede WIFI-verbinding. Er moeten voldoende loopruimte zijn en een of meer microfoons. Airconditioning is een harde vereiste evenals de mogelijkheden om daglicht binnen te laten of buiten te sluiten. De akoestiek moet deugen. Geen lawaai uit andere ruimtes. Vanzelfsprekend is de ruimte overspanningsvrij en zijn er genoeg elektrische, telefoon- en internetaansluitingen. Dat is alles-bij-elkaar nogal wat!

Op de negentiende verdieping van het hoofdkantoor van Axel Springer Verlag in Berlijn mocht ik vorige maand ervaren hoe een perfecte congres- en vergaderruimte er uit kan zien. Alles klopte daar. Ik was enigszins verbaasd niets te kunnen vinden wat niet in orde was.

Wie bij een sollicitatie een blik mag werpen in de (lege) boardroom van een grote onderneming kan een heel aardige indruk krijgen van de vergadercultuur van de betreffende organisatie. Is de vergadertafel rond, vierkant of ovaal? Hangen er schilderijtjes aan de muur of kunstwerken? Staan er krakende antieke meubels waar de oprichter nog in heeft gezeten? Is de inrichting licht en modern of donker en klassiek? Zijn er verse bloemen en planten? Heeft de stoel van de voorzitter misschien duidelijk een hogere rugleuning? Zijn er moderne ICT-voorzieningen aanwezig zoals microfoons, usb- en hdmi-aansluitingen of videoconferencing? Is het kunstlicht er voor de sfeer of is het ook een beetje functioneel?

Kortom, laat mij uw boardroom zien en ik zal zeggen of ik voor u wil werken ….