26. apr, 2020

Time management

Een van de regels van de topsport is dat je na 10.000 uur training in de buurt gaat komen van een gevorderde sporter. Bij sporten die veel van je lichaam vergen moet je zorgen dat je voor je 30-ste op je hoogtepunt bent anders wordt het niets meer. Komt er meer om de hoek kijken, zoals bij het wedstrijdzeilen (inzicht, tactiek en techniek) dan krijg je een aantal jaren extra tijd.

Hoewel vergaderen op gezette tijden best veel van je lichaam eist, zijn de meeste vergaderaars pas op hun hoogtepunt na hun 50-ste levensjaar.

Vergaderen is een wonderbaarlijke combinatie van duursport, scoringsdrift, incasseringsvermogen en kennis van de spelregels. Mannen zijn er ‘dus’ beter in dan vrouwen …

Begintijdstip

Persoonlijk heb ik weinig compassie met mensen die te laat bij een vergadering verschijnen. Ik wil nog wel rekening houden met het feit dan niet alle horloges exact gelijk lopen, meer dan twee minuten respijt zit er bij mij niet in. Wie de teugels hier laat vieren, is reddeloos verloren. Wie te laat uit een andere, uitgelopen vergadering wegloopt, heeft geen excuus. Ik realiseer me dat het niet altijd makkelijk is om op tijd te arriveren. Behalve de gebruikelijke files en vertragingen zijn er verkeersongelukken en -infarcten. Wie op een regenachtige maandagochtend om 10 uur een vergadering in Brussel heeft, doet er goed aan om de avond te voren te vertrekken. De reis kan 1,5 uur duren, drie uur of nog meer. Je weet dat van tevoren niet. Bedrijven mogen zich trouwens afvragen of ze wel op de goede plaats gevestigd zijn als hun bereikbaarheid zo slecht is.

Eindtijdstip

Het is zwart of wit. Er wordt een eindtijdstip afgesproken dat onafhankelijk is van het bereikte resultaat of er wordt een resultaat afgesproken dat onafhankelijk is van de benodigde tijd. In het eerste geval kan er een vervolgafspraak worden gemaakt. In het tweede geval gebeurt dat niet.

Bij internationale vergaderingen wordt het eindtijdstip vaak bepaald door het moment waarop mensen hun bus, metro, trein of vliegtuig moeten halen. Beter gezegd, zij hebben dat afgestemd op het overeengekomen eindtijdstip. Dat legt een hoge druk op de schouders van de voorzitter en de discipline van deelnemers aan de vergadering.

De attentiecurve van een vergadering begint na een uur sterk te dalen. Na twee uur zonder pauze vergaderen wordt er zelden progressie meer behaald. Voor een wekelijks werkoverleg zou een uur ruim voldoende moeten zijn, maar een internationale vergadering roep je niet bij elkaar voor een uurtje vergaderen. Dat los je tegenwoordig anders op of je breit er wat sociale activiteiten omheen. Dat laatste kan een goede investering in de toekomst zijn. Doorgewinterde corporate controllers gruwen van sociale activiteiten rond vergaderingen. Dat zijn voor hen kostenposten. Maar als er helemaal geen ruimte voor wordt geboden, kan je de vergadering beter niet houden.

Compartimentering

Veel zaken hoeven met de moderne ICT niet meer in een vergadering te worden behandeld.

Eindeloos gaan zitten muggenziften over een verslag kan maar beter voorafgaande aan een vergadering plaatsvinden, als het al moet. Mededelingen kunnen voor het grootste deel schriftelijk worden afgedaan. Informatievergaring en -uitwisseling kunnen eveneens digitaal worden ingestoken. Alleen zeer persoonlijke of zeer actuele zaken zouden kort ter vergadering moeten worden besproken. Dat alles scheelt veel tijd. Bouw nooit een agenda op rond de actiepunten van de vorige vergadering.

De kern van een moderne fysieke vergadering is sociale interactie en besluitvorming. De secretaris kan de vergadering op twee manieren faciliteren: door aan te geven hoe lang een bepaald agendapunt gedacht is te duren en welke besluiten er voorliggen. Een voorliggend besluit is niet noodzakelijk een voorgekookt besluit, want dat leidt vaak tot weerstand. Een voorgebakken of voorgekookt besluit is een besluit waar voor de vergadering al de nodige energie in is gestoken. Meestal op een informele manier. Ik spreek liever over een voorgewarmd besluit.

Aan het eind van de vergadering zien we vaak wvttk en rondvraag. Dat zijn open einden en tijdvreters waar elke voorzitter van gruwt. Wvttk is een woeste vergaarbak. De rondvraag ontaardt vaak in bilateraaltjes met de voorzitter. Essentieel is dat over zaken waar in de rondvraag over wordt gesproken, geen besluiten worden genomen gedaan.

Hoe houd je de vaart erin?

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het hangt allereerst samen met het gezag en het overwicht van de voorzitter. Die voorzitter heeft een arsenaal aan retorische trucjes tot zijn beschikking om processen te versnellen en vertragen. Denk aan open of gesloten vragen, de tafel rondgaan of alleen bij handopsteken. Er zijn, als het goed is, intensieve gedeeltes in een vergadering en momenten waarop de boog niet gespannen staat. Zorg voor bufferruimte in de agenda waarmee je verloren tijd kunt inhalen. Bedenk te voren welke onderwerpen eventueel kunnen worden geskipt. Noteer ook waar het kritieke pad ligt. Een goede planning is meer dan het halve werk.

Veel leidinggevenden zijn ooit tot manager benoemd omdat ze goed waren in hun vak. Die moet je tegen zichzelf beschermen, anders zijn ze te veel aan het woord. Andere managers zijn benoemd omdat ze juist géén verstand hebben van de zaken die ter tafel liggen. Ook die moet je tegen zichzelf beschermen, anders worden er geen zinnige besluiten genomen.

Kan je ook te snel vergaderen?

Meestal is die vraag theoretisch. Ja, het kan. Dan zijn de genomen besluiten onrijp of onvoldragen. Daar heeft niemand iets aan. Een te hoge vergadersnelheid kan gevaarlijk zijn.

Onthoud dat het, net als bij wedstrijdzeilen, er niet om gaat wie het snelste kan zeilen, maar wie het eerste bij de finishlijn aankomt. Snelheid is geen doel, maar een middel.