3. mei, 2020

Vreugde en verdriet in vergaderingen

Terugkijkend op 35 jaar ervaring met vergaderingen kan ik een genuanceerde balans opmaken.

Vergaderingen zijn onontkoombaar in de moderne overlegeconomie. En zelfs daarbuiten wordt er flink vergaderd. Ik ben er zeker van dat ook verlichte despoten zoals Bolsenaro, Erdogan en Poetin heel wat uren in vergadering zitten. Ongetwijfeld zal het er anders toegaan dan onder de Duitse Bondskanselier of premier van Nieuw-Zeeland, maar vergaderen doen ze. Of je nu aan de kop van de tafel zit of ergens achteraan, frustratie en blijheid zullen je deel zijn.

Lang niet altijd kan je zelf iets veranderen aan de manier waarop er wordt vergaderd. Machteloosheid is een van de meest demotiverende zaken die een medewerker kan overkomen. Het kan dus helemaal geen kwaad om aan het eind van de rondvraag, als voorzitter, eens in de groep te gooien ‘wat kunnen we de volgende keer beter doen?‘ Als u bang bent voor het antwoord, vraag het dan eerst uw secretaris of persoonlijk assistent. Onder vier ogen. Wel zo veilig …

Persoonlijk kan ik intens genieten van een goede vergadering, op de zelfde manier waarop ik blij word van een lekker glas boerenkarnemelk. Ik ben ook wel eens demonstratief weggelopen uit een vergadering omdat het werkelijk zonde van ieders tijd was. Daartussen zitten vijftig tinten grijs. Gemiddeld genomen werd ik er niet heel blij of boos van. Het was meestal de voorzitter die het verschil maakte. Was die in staat om van het geheel meer te maken dan de som der delen dan kon hij (of zij, maar dat was in mijn wereld wel een heel grote uitzondering) niet veel fout meer doen. De bijeenkomst was inspirerend, gaf energie. Als er geen chemie was, kon het daarna alleen nog maar fout gaan.

Verbaasd ben ik na al die jaren nog steeds dat geen van mijn managers ooit naar een cursus vergadertechniek is geweest. Dat kun je toch gewoon als leidinggevende? Net als zwemmen en fietsen? Dat leer je in de box. Er zijn leidinggevenden die in het verslag van een vergadering waarbij ze niet aanwezig zijn geweest, gaan zitten toevoegen, wijzigen of doorhalen. Wie niet begrijpt wat je daarmee aanricht, verdient ontslag op staande voet. De directeur van het vastgoedbedrijf in Den Haag kreeg dat ontslag ook, mede om deze reden.

Hoe anders gaat dat in de politiek! Elk beginnend raadslid, statenlid of Kamerlid krijgt een tamelijk uitgebreide briefing over de regels van het spel. Ik heb veel geleerd van mijn politieke activiteit. Als je effectief wilt zijn moet je de regels kennen. De regels zijn de sublimatie van tientallen jaren ervaring. Jammer is dat ‘de politiek’ in mijn sector in een kwaad daglicht stond.

Een burgemeester of commissaris die geen goede voorzitter is, ziet geen daglicht. Bij het verdelen van de voorzitterschappen wordt in het politieke bedrijf meestal een beetje gekeken naar de politieke kleur, maar eerst en vooral gaat het om de kwaliteiten als voorzitter (die bovendien professioneel worden ondersteund). Als we nu eens afspreken dat we het in het marktsector ook zo gaan doen? Het geeft geen resultaatgarantie, maar ongetwijfeld wel een grote resultaatverbetering. En het is vaak zo eenvoudig om het beter te doen ….

Dit is voorlopig het laatste vergaderblog.