14. mei, 2021

Notulen

Een woord dat in vergaderland veelvuldig misbruikt wordt, is 'notulen'.

Wie de vrijgegeven notulen van de ministerraad heeft gezien, weet dat notulen aan bepaalde vormvereisten moeten voldoen.

In zijn meest extreme vorm zijn notulen een woordelijke weergave van een bijeenkomst aan de hand van een geluidsopname. Een ochtendje vergaderen kan in de ministerraad zo maar 40 bladzijden A4 aan notulen opleveren. Dat is niet iets waar de onbezoldigde secretaris van de lokale RKVV voor is aangenomen.

De notulist kan er voor het gerief van de lezer voor kiezen om de woorden enigszins te parafraseren, waardoor het gesprokene beter leesbaar en begrijpelijker wordt. Het gesprokene refereert aan het onderwerp van de agenda c.q. het agendapunt. De tekst is te herleiden tot de spreker en omvat alle relevante overwegingen die tot een standpunt of mening leidden. Notulen geven ook voor mensen die niet ter vergadering aanwezig waren een diepgaand inzicht in wat er is gepasseerd. Notulen worden vastgesteld.

Een verslag verschilt van notulen in die zin dat het gesproken woord altijd wordt geparafraseerd. In essentie kan een verslag van een vergadering zich beperken tot A-B-C: Acties, Besluiten en Conclusies. Overwegingen spelen geen rol. De naam van de sprekers evenmin. Bijzondere vormen van A-B-C zijn moties, amendementen en resoluties. Die zijn voor gevorderde vergaderaars en moeten voldoen aan bijzondere vormvereisten. Een verslag biedt een richtsnoer voor de aanwezigen om dingen te gaan doen, met inbegrip van de vraag waarom. Een verslag wordt goedgekeurd.

Het verslag kan ook beperkt blijven tot alleen de letter A, de actielijst. Het is bij de actielijst handig om de naam van de uitvoerder(s) te vermelden, in de derde kolom een eventuele deadline en (eventueel) hoe ver de actie is gevorderd. Een actielijst is een concreet handvat voor uitvoering door de aanwezige geadresseerden. De waarom-vraag blijft buiten beschouwing. Een actielijst wordt uitgevoerd.

In de praktijk worden deze begrippen vaak door elkaar gebruikt. Als het alleen maar taalkundige slordigheid is, is er niet zo veel aan de hand. Het staat best gewichtig om te zeggen dat je notuleert, terwijl je verslag gewoon op een A4-tje past.

Ernstiger is het wanneer men het een zegt en het ander bedoelt. Dat betekent vaak dat voorzitter en secretaris/verslaglegger/notulist tevoren géén afspraken hebben gemaakt over het doel, de functie en de verspreiding van het verslag. Waarschijnlijk hebben ze ook niet nagedacht waarop men ter vergadering moet 'sturen'. Moet iedereen zijn zegje kunnen doen? Gaat het om (gedeelde) acties, besluiten en conclusies? Of is de vergadering 'slechts' bedoeld om de vaart in een project te houden? Lezen derden mee? Is het verslag openbaar?

Er wordt wel eens lacherig op gereageerd als ik hier een punt van maak. Ik blijf daaronder altijd redelijk stoïcijns. Het gaat immers om meer dan een louter semantische kwestie. Het gaat over de vraag hoe een vergadering van mensen tot een doelgericht, doelmatig en aangenaam tijdverdrijf kan worden gemaakt. Zodat iedereen zich gehoord voelt, iedereen betrokken is en iedereen zijn steentje bijdraagt. In de praktijk is dat ingewikkelder dan het op het eerste oog lijkt. Het begint allemaal met goede afspraken. En ja, hoe kom je ook alweer tot goede afspraken? Precies! Door goed te vergaderen.