23. okt, 2021

Soms kan er maar beter niet worden vergaderd ....

Het is een bericht van onze sympathieke gemeentesecretaris dat me tot deze overweging brengt. Hij meldde met het schaamrood op de kaken dat hij tijdens een vergadering een klein verkeersongeluk had gehad. Moraal van het verhaal: vergader niet vanuit een rijdende auto.

Om met dat laatste te beginnen, onder mijn leiding wordt er niet in een rijdende auto vergaderd. Nooit. Als blijkt dat iemand die ik op zijn mobiele nummer bel in een rijdende auto zit, zal ik vrijwel altijd voorstellen om op een beter passend tijdstip terug te bellen. Vaak is de kwaliteit van de digitale verbinding bovendien beroerd. Sommige firma verbieden hun werknemers het bellen vanuit de auto, ook het handsfree bellen. Ik heb daar alle begrip voor. Bellen en autorijden gaan niet goed samen.

Zijn er behalve deze omstandigheid nog meer redenen om niet te vergaderen?

Talloze!

Aan de plaats en inrichting van een vergaderzaal kan men al zien hoe serieus de organisatie het vergaderen neemt. Bij sommige organisaties is de vergaderzaal een kille verblijfsruimte met de thermostaat op 15 of 25 graden die verder toch nergens toe dient. Voordeel: zo blijven vergaderingen 'vanzelf' kort. Bij andere is de vergaderzaal het middelpunt van het gebouw, voorzien van alle moderne technische voorzieningen, volledig geklimatiseerd en uitgevoerd in een vrolijke en comfortabele inrichting. Een fijne plek waar je graag met je collega's of klanten bent ...

Behalve plaatsen zijn er ook momenten waarop beter maar niet kan worden vergaderd. Vrijdagmiddag bijvoorbeeld. Het energieniveau is dan laag. Veel mensen zitten met een been in het weekeinde. Van napraten komt weinig meer terecht. De combinatie van plaats en tijd kan ook ongelukkig zijn in verband met de drukte op de weg. De vraag moet dan worden beantwoord of er voor dat moment geen alternatief beschikbaar is. Zo is maandagochtend om negen uur in het centrum van Brussel een vrijwel kansloze zaak.

Naast deze tamelijk fysieke zaken is er een aantal redenen op te voeren waarom een fysieke vergadering maar beter niet kan plaatsvinden. De redenen zitten aan de voor- en achterkant. Bij gebrek aan een agenda (zowel op papier als strategisch) moeten de aanwezigen eigenlijk besluiten om niet op te komen dagen. Zonder een agenda (c.q. een verslag en onderliggende stukken) geen voorbereiding. Zonder voorbereiding geen zinnige vergadering. Onderwerpen die ter vergadering aan de agenda worden toegevoegd dienen urgent, doch ook van ondergeschikt belang te zijn. De onderwerpen van de agenda moeten de meeste aanwezigen, het liefste iedereen, aangaan. Als dat niet zo is, regel het dan bilateraal of in klein comité. Met moderne vergaderfaciliteiten zoals ZOOM en TEAMS kunnen fysieke bijeenkomsten deels worden vervangen. Fysieke bijeenkomsten blijven alleen zinvol wanneer een hoge mate van interactie wordt geëist. Voor de rest voldoet een beeldscherm.

Tal van vergaderingen worden gekenmerkt door een slechte uitvoering en opvolging. Ik heb daarvan mijn deel ruimschoots gehad. Helaas is het zo dat de ruimte voor kritiek op slecht functionerende voorzitters klein is, want die voorzitter is vaak tevens je baas. Het gevolg hiervan is dat kritiek niet meer wordt uitgesproken en ondergronds gaat. Op een dag stel je vast dat de verbindingslijn 'dood' is. Bij aanhoudend gedrag stel je vast dat je onderdeel bent geworden van een angstcultuur. De weg uit dit moeras is vele malen moeilijker dan het voorkomen van een slechte uitvoering en opvolging. Maak gebruik van het moment en de dan nog goede sfeer om onbevredigende zaken op tafel te gooien. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Het voorkomt dat je je gaat afvragen 'wat doe ik hier eigenlijk, zit ik misschien in een vergadering die beter helemaal niet had moeten plaatsvinden?' Als het antwoord onontkoombaar is, ga dan terug naar AF. Rewind, reset.