22. jun, 2022

Vergadervormen voor fijnproevers

Voor een beetje secretaris-generaal van een ministerie maken ze onderdeel uit van de persoonlijke standaarduitrusting: de capita selecta van het vergadercircus. Als je even niet weet hoe je een ingewikkeld probleem moet oplossen dan stel je een taskforce, regiegroep, overlegplatform, een crisisteam, een voortgangscommissie of een versnellingstafel in. Je benoemt een kwartiermaker, een gezant, een stuurgroepvoorzitter, een coördinator of een procesbegeleider. Je kunt tegen je opdrachtgever zeggen dat er aan het probleem gewerkt wordt en dat de partijen 'in het veld' spoedig met een gedragen voorstel zullen komen.

Wat vaak ontbreekt bij dergelijke constructies is een duidelijke probleemomschrijving, opdracht en oplevertermijn. Wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft, blijft eveneens in het midden. De inzet is een goede manier 'om de tijd zijn werk te laten doen'. Zo lang als mensen met elkaar praten ...

Wat al deze constructie met elkaar gemeen hebben, is dat de partijen aan tafel meestal niet intrinsiek gemotiveerd zijn om het gestelde probleem op te lossen. Daarvoor zijn er te grote belangen in het spel. Daarvoor zitten niet de juiste mensen aan tafel. De mensen die eindverantwoordelijk zijn en beslissen blijven op veilige afstand tot het moment waarop de arena zonder gezichtsverlies kan worden betreden. Ik heb in heel wat van deze geduldige ambtelijke praatclubs gezeten. Weet hoe de hazen lopen. Beter gezegd, hoe de schildpadden rennen.

Voor een buitenstaander zijn de verschillen tussen de verschillende overleg- en vergadervormen subtiel en bijna niet waarneembaar. Mits correct toegepast is de juiste keuze ervan bepalend voor het succes. Vervelend genoeg gaat het daar ook vaak mis. De procesbegeleider blijkt eindverantwoordelijk. De voortgangscommissie gedraagt zich als stuurgroep. De voorzitter drukt zijn eigen agenda door. Obstructiemogelijkheden zijn legio. Andere mensen missen het geduld en de diplomatieke gaven voor een lange aanloop en een kleine sprong vooruit. Eenmaal een kleine sprong vooruit blijkt het daarna, veelal onder groeiende tijdsdruk, gemakkelijker om grote stappen te zetten.

Zo bestond er lange tijd een Betonplatform. Ik heb eigenlijk nooit begrepen waarom. Besluiten werden er niet genomen. Huiswerk werd niet gemaakt. Afspraken niet nagekomen. Verslagen pas twee dagen voor de volgende vergadering verspreid. Uiteraard hing er ook een regiegroep onder. Die moest voor de regie van het Betonplatform zorgen. Ik zag de subtiliteiten ervan niet. Vond het werkelijk zonde van mijn tijd. Niemand die mij in heldere woorden kon uitleggen wat de bedoeling van dit theater was.

Menige commissie die geen duidelijke doelen of opbrengsten had, is door mijn toedoen geliquideerd. Soms voelden de leden dat als een bevrijding. Eindelijk iemand die nut en noodzaak hardop durfde te betwijfelen. Maar soms ook niet. Dan was ik de olifant die door de porseleinkast liep en alle verborgen agenda's van tafel wilde vegen.

Elk van de genoemde werkvormen kent een zeer specifieke aanpak. Alleen bij die specifieke aanpak is de werkvorm succesvol. Je kunt geen concessies doen aan die aanpak. Een van de grootste valkuilen is dat het vergadercircus al snel in een praatclubje vervalt. Er wordt veel gesproken, maar weinig geconcludeerd en besloten. Laat dat nu net het doel zijn van een deel van de aanwezigen! Zo bloedt het probleem vanzelf dood. De tijd doet zijn werk. Tijd voor een evaluatie. Tijd voor een go/no go. Helaas ontbreekt het de meeste aanwezigen aan moed en een mandaat om een time out aan te vragen of een ordevoorstel. Gaan we zo verder, gaan we op een andere manier verder of kappen we er nu mee? Denk niet dat dit fenomeen zich alleen in de ambtenarij voordoet. Politici kunnen er wat van. En grote concerns beheersen dit spel ook tot in de vingers. Je speelt het spel mee of je gaat wat anders doen, de belangrijke beslissingen worden elders genomen. Maak je maar geen illusies.