Leermomenten uit mijn vergaderpraktijk

12. apr, 2020

Dagelijks worden in Nederland tientallen commissies, werkgroepen, stuurgroepen. coördinatiegroepen en begeleidingscommissies ingesteld. Vele duizenden uren worden er vervolgens aan vergadertafels doorgebracht. Maar hoe kom je er weer vanaf?

Het antwoord lijkt simpel: als het werk gedaan is.

Maar zo eenvoudig is het vaak niet.

Vrijwel altijd is er wel één partij die géén belang heeft bij het instellen van een commissie of bij de resultaten van het gemeenschappelijke werk. Soms gaan ze ondergronds, als ‘mol’ verder en dan zullen ze er alles aan doen om de voortgang te frustreren. Een project vertragen is vele malen makkelijker dan de vaart er inbrengen. De vertraging leidt tot ergernis bij de deelnemers, die vervolgens een afweging gaan maken of ze hun tijd daar nog wel aan willen besteden. Omgekeerd geldt ook dat er mensen zijn die belang hebben bij een eindeloze prolongatie. Betaalde rapporteurs bijvoorbeeld.

Ik ben voor duidelijkheid. Wat is onze opdracht? Wat is er klaar als het klaar is? Hoe moeilijk kan het zijn? Wie durft het resultaat te evalueren? En wie geeft er feedback op de kwaliteit van het proces? Aai!

Veel leidinggevenden zitten ‘qualitate qua’ in allerlei overlegvormen. De stoel is niet aan hun achterste geplakt, maar is toegewezen aan hun organisatie. Sommige overleggen bestaan al heel lang, zo lang dat ermee stoppen een heel grote barrière is. Gemeentelijk samenwerkingsverbanden zijn er omdat gemeentes nu eenmaal grensoverschrijdende taken hebben. De reden van bestaan en ook de samenstelling en de werkvorm staan niet ter discussie. Denk niet dat het bedrijfsleven gevrijwaard is van dergelijke zaken. Meermalen ben ik in een commissie beland, waarbij ik dacht ‘waar ben ik in hemelsnaam terechtgekomen en wat doen we hier eigenlijk?’

In zo een geval word ik een ongemakkelijke persoon. Ik heb geen zin om mijn tijd te verdoen. Het feit dat ik er goed voor word betaald, verandert daar niets aan. We gaan hier of béter vergaderen en met tastbare resultaten komen of we liquideren deze club. Als mijn dringende boodschap om beter te vergaderen niet doorkomt, zet ik in op liquidatie. Als vergaderingen niets opbrengen (geen nieuwe informatie, geen beslissingen, geen actiepunten), moet je niet vergaderen. Ik heb diverse liquidaties op mijn naam staan. Neem dat niet te letterlijk: er rollen koppen, het gaat in stilte, er wordt niet geschoten, het gaat zonder bloedvergieten. Ik mag onderhand wel over mijzelf zeggen dat ik een expert ben in het liquideren van commissies die een vegetatief bestaan lijden. Ik heb daar veel geld mee weten te besparen.

De eerlijkheid gebiedt me te erkennen dat ook mijn werkgever me wel eens ergens op afgestuurd heeft met de opdracht om de voortgang te traineren en saboteren. Altijd nam ik een kogelwerend vest mee. Van dat soort dienstbevelen moet je er niet te veel aan mij uitdelen. Ik word daar niet blij van. Niemand wordt daar blij van.

Ik herinner me een coördinatiecommissie bij NEN die werd geregeerd door tal van vage agendapunten, behalve die waarvoor ze was ingesteld. De besluiten werden al jaren voor, na en buiten de betreffende cie genomen. Een commissie zonder de bevoegdheid om besluiten te nemen of zelfs maar voorstellen te doen, is een tandeloze tijger. Weg ermee! Ik heb de cie persoonlijk uit haar lijden verlost. Niemand die mij verwijten durfde te maken.

Ik herinner me een overlegplatform tussen – in principe - gelijkwaardige partijen. Ik zal de naam niet noemen. De praktijk was dat men elkaar daar vooral in de gaten zat te houden en dat elk initiatief dat niet zelf was genomen, in de wieg werd gedood. Het had geen enkele zin om welke agenda dan ook op te stellen, te vragen naar een verslag of naar de uitvoering van actiepunten, want je wist het antwoord tevoren: jongen, daar gaat het hier niet om, snap dat nou. Helaas waren mijn armen niet lang genoeg om de groep te liquideren. Ik heb alle vergaderingen van begin tot het einde moet uitzitten. De agenda werd ter vergadering uitgereikt, maar verslagen lieten weken op zich wachten. Als iemand wil weten, waar mijn grijze haren vandaan komen …

Uit de aard der zaak staat er op mijn cv geen lijst met geslaagde liquidaties. Desgewenst is de lijst wel aan te leveren.

Het vergt veel moed om ter vergadering op te staan en (als nieuwkomer) existentiële vragen te stellen. Vrouwen heb ik dit nog nooit zien doen. In een vergadering van NVTB werd jaren geleden zo hard op de man en zo weinig op de bal gespeeld dat ik opgestaan ben om een punt te maken. Het kwam niet over. Helaas. De mannen (uitsluitend mannen) zaten in een bubbel waar niets meer in- of uitkwam.

Wat in een concreet geval de beste aanpak is, valt buiten het bestek van dit ‘blog’. Een ding is zeker: liquidaties zijn niet-ongevaarlijk. Mislukt de liquidatie dan ben jij voor eeuwig de gebeten hond. Lukt het, dan ben jij de held.

5. apr, 2020

 

Zelfs de Europese regeringsleiders doen het: video conferencing. VC maakt dezer dagen een hoge vlucht.

Sommige regeringsleiders zijn er handig in, vooral de wat jongeren onder hen. Anderen zijn nog niet helemaal vertrouwd met de techniek en met de regels die gelden voor het ‘op afstand’ vergaderen. De moderne techniek laat de leiders helaas nog wel eens in de steek. Het beeld valt stil, het geluid ijlt na.

Bij video conferencing zit iedereen tegen een (liefst groot) beeldscherm aan te kijken, waarop de deelnemers allemaal een plek hebben gekregen. Iedereen heeft een eigen camera, microfoon en luidsprekers. Bij meer geavanceerde systemen kunnen beeld en geluid op afstand worden gestuurd. Door elkaar heen praten is in een fysieke vergadering al hinderlijk, bij een telefoon- of video conferentie is het ronduit onwerkbaar. Wie het woord wil hebben, kan zijn hand opsteken. Beter is het om een spreekvolgorde overeen te komen. Wie het woord heeft, staat vaak automatisch centraal in beeld. De naambordjes staan natuurlijk niet voor je op je bureau, maar worden onder in het beeld geprojecteerd. Nooit meer discussies over wie er naast wie aan de vergadertafel tafel mag of wil zitten.

Nooit meer last van mannen met zware aftershave of doorgerookte kostuums. Geen last van besmettelijke ziektes. Mogelijk wel wat ongemakken door de verschillende tijdzones.

In de praktijk zien we bij de opstelling meteen al veel misgaan. Beginnersfouten.

  1. Wanneer camera onder de ooghoogte staat en/of wanneer het licht van onderen komt, ziet de spreker er spookachtig uit. Doe dat dus niet.
  2. Videoconferenties vinden plaats op een desktop met een groot beeldscherm, niet op een wiebelige smartphone.
  3. Ga niet op tafel slaan met de handen, want daardoor ontstaat een bibberig beeld.
  4. Veel mensen kijken niet in de camera, maar naar beneden. Dat ziet er niet goed uit. Bij videoconferenties is het, net als in de echte wereld, effectief om oogcontact te hebben. Plaats de camera boven aan je beeldscherm en kijk daarnaar.
  5. Als je al van blad wilt lezen, lees dan vanaf een (gedeeld) scherm, niet van het papier dat voor je ligt. Plak het A4-tje desnoods met een stukje tape vast aan de bovenkant van je beeldscherm. Niemand die dat ziet. Een autocue is nog beter.    
  6. Licht dat van een beeldscherm afkomt, is zeer koud en hard licht. Volstrekt ongeschikt voor filmdoeleinden en videoconferenties. Zorg voor warmer, diffuus licht. Liefst van schuin boven. Er zijn voor weinig geld led-lampen te koop, die gebruikt worden door fotografen en filmers. Je kunt de lichtsterkte instellen en ook de kleurtemperatuur. Ze geven diffuus licht en laten jou op een beeldscherm van je beste kant zien. Een beetje schmink is niet verkeerd. Je staat dan echt op voorsprong.
  7. Ga niet in pyjama of een T-shirt voor de camera zitten.
  8. Ruim de troep achter je op.
  9. Zorg er ook voor dat jouw gezicht licht afsteekt bij een donkere achtergrond. Ga dus niet voor een witte muur zitten. Een spotje of schemerlamp aan die witte muur is helemaal uit den boze. Die verblindt de camera.
  10. De vraag is of je alleen je hoofd wilt tonen of ook je handen. Talking heads zijn statisch. Als je ook de expressie van je handen wilt laten zien, wordt je hoofd onvermijdelijk kleiner en het beeld al snel onrustig. Het hangt dus mede af van je motoriek en de kwaliteit van je camera en microfoon hoe dicht je op het beeldscherm kunt gaan zitten.
  11. Voor de gelijkwaardigheid moeten alle hoofden ongeveer even beeldvullend zijn. Dus niet, wat je vaak zien, die van de mannen groter dan van de vrouwen en de belangrijke personen groter dan van de minder belangrijke.

Video conferencing gaat verder dan web conferenties en veel verder dan telefonische vergaderingen. Als het meer om de stukken dan om de personen gaat, zijn er platforms zoals OneDrive en Slack, waar iedereen zijn boodschappen kan posten en downloaden.

Mijn allereerste ervaring met video conferencing was meteen een heel slechte. Het moet ongeveer 15 jaar geleden geweest zijn. De techniek haperde nog, maar dat was niet het grootste probleem. Stuitend was dat er aan de andere kant van de lijn een directiesecretaresse doodgemoedereerd de ‘conferentiezaal’ binnenwandelde. Ze begon deels voor de camera omstandig te overleggen met haar baas over een handtekening die nog ergens moest worden gezet. Wij konden 125 km verderop het allemaal zien en meeluisteren. Daarvoor is de muteknop uitgevonden. Het behoeft geen nadere uitleg dat dit echt niet kan.

Aan telephone calls heb ik vele malen deelgenomen. In een kantoortuin is dat verre van ideaal. Iedereen spreekt op zijn eigen manier Engels. Sommige hard, anderen heel zacht. Je moet de stemmen uit elkaar proberen te halen en te verstaan. Dat is lastig als twee van jouw collega’s een bureau verderop luidruchtig aan het overleggen zijn. Je kunt dit beter in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte doen.

Video conferencing is een manier van vergaderingen die voor- en nadelen heeft.

De technische mogelijkheden zullen in de loop van de tijd ongetwijfeld beter worden. Er is veel voor een vaste opstelling in een vaste ruimte te zeggen. Dan is er meer kans dat alles goed werkt. VC dwingt je echt om tot de kern te komen. Informeel overleg is er niet bij, tenzij je buiten beeld met iemand gaat zitten ‘appen’. Dit is een echte beperking! Het breekt de ministers in Europa op. Je bent permanent voor iedereen zichtbaar in beeld. Stiekem in je neus peuteren gaat niet. Even je e-mail checken ook niet. Je kunt ook niet even flirten met die leuke blonde Finse premier. Jouw imponeergedrag valt dood op de grond. Een pre-conference dinner, waar je de temperatuur van het badwater kunt meten, is smakelijk noch gezellig als je alleen voor een groot beeldscherm zit. Video conferencing is veel vermoeiender dan een vergadering in ‘real life’. Houd het dus kort. Eén uur is al heel lang.

Menselijk contact is onvervangbaar. Je wilt je kleinkinderen bij je op schoot, niet enkel op het Skype-scherm. Je wilt geen afdelingschef zijn die zijn medewerkers alleen maar kent vanaf een beeldscherm. Als je over Europa wilt regeren, doe je dat natuurlijk niet alleen met een toetsenbord en voor een beeldscherm. Maar als het even niet anders kan, zoals nu, dan is video conferencing de second best oplossing!

Tot slot: hoe het ook kan .... https://www.youtube.com/watch?v=iyFT8qXcOrM

 

30. mrt, 2020

Het rokerige achterkamertje is al een tijdje niet meer. Als er al iets in vertrouwen tussen politici wordt besproken dan is het thuis of staande bij het urinoir. De genderongelijkheid is hier onontkoombaar. De kleine achterafzaaltjes in de bruine kroeg bestaan natuurlijk nog wel. Ze worden meestal tegen zachte prijzen aan armlastige verenigingen verhuurd.

Wie wil weten hoe zo’n achterafzaaltje eruit ziet, googelt maar eens op “Het Wapen van”.

Veel dateren uit een tijd dat er nog geen specifieke bouwvoorschriften waren voor klimaatbeheersing en verlichting in vergaderruimtes. Er bestond geen kunststof, er bestonden geen projectieschermen, laat staan internet of OLED televisieschermen. Aan de buitenmuur vind je soms nog een paar verroeste beugels waar je je rijpaard aan kon vastmaken, ook goed te gebruiken voor het beugelslot van je stalen Eros. Schemerlampjes aan de muur. Aan het plafond een rij (knipperende) TL-balken. Een houten vloer, soms een verhoogd gedeelte. Houten stoelen aan en Perzische tapijtjes op de tafel. Honderden van dit soort zaaltjes moeten er in Nederland zijn. Je kunt er een receptie houden en een 50-jarige bruiloft vieren, maar vergaderen kun je er met goed fatsoen niet. Ik heb te veel lokale en provinciale bijeenkomsten van mijn partij in dit soort donkerbruine, dorpse omgevingen moeten doorbrengen. Ik zei er wel eens wat van. De volgende keer was het weer precies hetzelfde.  

Elk half jaar heeft mijn politieke partij een landelijk congres. Daar komen > 1.500 mensen op af. Dat vergt veel van de organisatie, accommodatie en catering. De teller staat inmiddels op 110. We hebben dus ervaring met grote congressen. Er is een draaiboek. In de plenaire zaal klopt alles doorgaans wel. De parallelsessies en fringe meetings vinden plaats in kleinere zalen. Daarvan is de kwaliteit duidelijk minder. En dat hoeft helemaal niet!

Mijn vereniging van booteigenaren (“klassenorganisatie”) heeft het achterafzaaltje een paar jaar geleden afgezworen. We vergaderen nu bij Van der Valk of in een zaal van de RAI in Amsterdam. Kost wat, maar dan heb je ook wat.

Een goede vergaderzaal komt de kwaliteit van het proces zeer ten goede. Sterker nog, een vergaderzaal moet als vergaderzaal ontworpen worden. Het liefste door een vergaderprofessional en niet door een bouwkundige of architect. De indeling moet flexibel zijn, de verlichting eveneens, er moet een behoorlijke geluidsinstallatie aanwezig zijn, een groot-en-smart beeldscherm en een goede WIFI-verbinding. Er moeten voldoende loopruimte zijn en een of meer microfoons. Airconditioning is een harde vereiste evenals de mogelijkheden om daglicht binnen te laten of buiten te sluiten. De akoestiek moet deugen. Geen lawaai uit andere ruimtes. Vanzelfsprekend is de ruimte overspanningsvrij en zijn er genoeg elektrische, telefoon- en internetaansluitingen. Dat is alles-bij-elkaar nogal wat!

Op de negentiende verdieping van het hoofdkantoor van Axel Springer Verlag in Berlijn mocht ik vorige maand ervaren hoe een perfecte congres- en vergaderruimte er uit kan zien. Alles klopte daar. Ik was enigszins verbaasd niets te kunnen vinden wat niet in orde was.

Wie bij een sollicitatie een blik mag werpen in de (lege) boardroom van een grote onderneming kan een heel aardige indruk krijgen van de vergadercultuur van de betreffende organisatie. Is de vergadertafel rond, vierkant of ovaal? Hangen er schilderijtjes aan de muur of kunstwerken? Staan er krakende antieke meubels waar de oprichter nog in heeft gezeten? Is de inrichting licht en modern of donker en klassiek? Zijn er verse bloemen en planten? Heeft de stoel van de voorzitter misschien duidelijk een hogere rugleuning? Zijn er moderne ICT-voorzieningen aanwezig zoals microfoons, usb- en hdmi-aansluitingen of videoconferencing? Is het kunstlicht er voor de sfeer of is het ook een beetje functioneel?

Kortom, laat mij uw boardroom zien en ik zal zeggen of ik voor u wil werken ….

 

23. mrt, 2020

Weinig is zo ergerlijk als vergaderingen die uitlopen of geen voortgang opleveren. Eerst en vooral is dat de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Er zijn duizend factoren die de duur van een bijeenkomst bepalen, er is maar een persoon verantwoordelijk.

Vele jaren terug was er elk half jaar een zogenaamd colloquium in het auditorium van ons kantoorgebouw. Het colloquium gaf medewerkers, leidinggevenden en directie de mogelijkheid om in te gaan op technisch onderzoek, ontwikkeling en regelgeving. Daar werd toen nog aan gedaan. Alle vestigingen stuurden er hun beste mensen naartoe. Er werd wat verteld. Je stak er wat van op. Je werd er gehoord. Je kon je laten zien. In de hoogtijdagen waren we met meer dan 50 mensen.

Een colloquium is, strikt genomen, een samenspraak. Het is spreken èn luisteren. Het is vragen en antwoorden. Als iemand een blok toegewezen krijgt van 20 minuten is het niet de bedoeling dat iemand die 20 minuten zelf helemaal volpraat. Voor veel mensen is dat lastig. Er is zoveel te vertellen. En wat je vertelt staat maar vast. Wat je aan vragen op je afkrijgt niet. Wie kiest voor zekerheid, die kiest dus voor aan het woord blijven.

De praktijk leerde keer op keer dat juist uit de vragen en antwoorden de meest interessante zaken naar boven kwamen drijven. Daarom noemden we het samenzijn een colloquium.

Geef je als voorzitter aan iedereen de zelfde bloktijd of ga je differentiëren? Hoe bepaal je de volgorde van de inleiders? Bewaar je het interessantste en belangrijkste tot het laatste of juist niet? Hoe ga je om met sprekers die zich niet aan hun bloktijd houden?

De algemeen directeur, in die dagen nog met een goede technisch-wetenschappelijke achtergrond en dito begrip, vond het colloquium dermate belangrijk dat hij nooit verstek liet gaan. Wel vond hij het normaal dat hij – als enige – altijd een verhaaltje zou mogen houden. De aanwezigheid van de algemeen directeur maakte dat iedereen graag kwam, al was het maar om te netwerken. Maar wat doe je met een algemeen directeur die zichzelf stukje bij beetje steeds meer spreektijd toe eigent?

U kent het onderstaande wel van congressen. De spreektijd is royaal voorbij. De dagvoorzitter begint te wippen op zijn stoel.

“U heeft nog twee minuten.”

“Voorzitter, ik kom juist tot conclusies.”

Wilt u afronden?”

“Voorzitter, ik vat even samen.”

De dagvoorzitter staat op en begint op het podium te ijsberen. Dreigt de microfoon af te gaan nemen.

“Wil de volgende spreker vast naar het podium komen?”

“Voorzitter, ik ga afronden.”

Het bekende powerplay voor grote ego’s. In het slechtste geval draait de voorzitter het licht en geluid uit. Dat kan natuurlijk alleen wanneer hij de zaal op zijn hand heeft. Bij een minister of algemeen directeur is dat geen optie.

In 1992 was ik bij een wetenschappelijk congres aan de TU Delft. We waren medeorganisator. De man van onze audiovisuele dienst mocht die dag geen centimeter wijken van de overvulde diacarrousel die nodig was bij de presentatie door de buitenlandse keynote speaker. Wij voorzagen al dat het wel eens lang zou gaan duren en waarschuwden alvast de andere keynote speakers. De Oostenrijkse sterarchitect vond zichzelf inderdaad helemaal geweldig en liep meer dan 100% uit de ruim toebedeelde tijd. Geen tegenhouden aan. Gezeten in de lichtkamer fluisterde ik onze fotograaf in de oren: “Jij en ik gaan hier samen een eind aan maken. Ik steek de laatste dia’s in mijn broekzak en over drie slides volg jij de aanwijzingen van de spreker niet meer op en roept door de microfoon:

There are no slides anymore, Sir.

Ik neem de verantwoordelijkheid.”

Aldus geschiedde. De zaal moest onbedaarlijk lachen. De beduusde Oostenrijker sprak nog één minuut en sloot af. Er zaten tien slides in mijn broekzak.   

Op landelijke partijcongressen zie ik bij de behandeling van de vele moties en amendementen altijd een grote digitale klok staan. Die wordt door de moderator geactiveerd zodra de inspreker begint. Is de tijd verstreken dan volgt een luid signaal. Dat werkt al in 90% van de gevallen. Gaat de napruttelende spreker dan toch meer dan tien seconde over zijn tijd heen, dan wordt de microfoon op afstand uitgeschakeld. Dat werkt altijd.

Als voorzitter heb ik altijd een kleine eierwekker bij me als er voordrachten zijn. Ik toon hem aan de spreker, stel de spreektijd (ruim) in en geef een startsignaal. Is de tijd voorbij, dan gaat de wekker af. Blijft hij binnen de tijd, dan zet ik de wekker weer netjes uit. Het wekkertje heeft een serieuze profylactische werking. Bij de Blokker te koop voor nog geen tien euro.

Nu was het zeker niet zo dat we niet met belangstelling kennis namen van de voordrachten van onze algemeen directeur. Hij had altijd wel een nieuwtje en kon onderhoudend vertellen. Maar alles wat er nog aan vragen kwam, ging ten koste van de inleiders na hem. Soms moesten we zelfs sprekers, die zich lang hadden voorbereid en een goed verhaal hadden, laten vervallen. Steeds minder mensen wilden zodoende een verhaal houden.

Verzin een list!

Die hadden we snel gevonden.

De colloquia werden om te beginnen verplaatst naar de ochtend. De algemeen directeur zou de laatste spreker op rij worden. Aan het eind van de ochtend zou er een gezamenlijke, deels warme lunch zijn. De keukenbrigade had lange tafels gedekt. De soep en de kroketten werden opgewarmd. Om stipt half een opende de kleine, kordate cheffin van onze bedrijfskeuken de deuren van het auditorium en riep met luid stem de zaal in:

“Lunch is being served!”

Sindsdien waren er geen uitlopers meer. Op koude kroketten zat niemand te wachten.

Er zijn vele zachte en harde middelen om sprekers in toom te houden. Professionele sprekers weten op de seconde nauwkeurig hoe lang hun verhaal duurt. Mensen met minder routine onderschatten hun spreektijd vaak. De meest gevatte reactie die ik als moderator ooit kreeg op een verzoek om snel af te ronden kwam van een bevriende, Engels ratelende Spaanse professor die mij antwoordde met de woorden:

“OK, I’ll double my speed from now on”.

Dat was natuurlijk niet wat ik met snel bedoeld had! En dat wist hij zelf ook.

 

20. mrt, 2020

Als voorzitter heb je de vorm en afmeting van vergadertafel meestal niet voor het uitzoeken. Je moet het doen met wat je voorgezet krijgt. Ooit werd ik geconfronteerd met een extreem lange, smalle, rechthoekige vergadertafel in een ruimte die daarvoor eigenlijk te klein was. Gelukkig zat het even lange als smalle raam in de noordgevel waardoor de temperatuur en het invallende licht redelijk beheersbaar waren.

Het eerste wat ik aan de verantwoordelijke secretaris voorstelde was, zullen we niet ergens anders gaan vergaderen? Op korte termijn ging dat natuurlijk niet. Een jaar later vonden we een betere plek.  

We vergaderden in maximale bezetting met 25 mensen. 

 

De vraag die zich dan opdringt is 'wie gaat waar zitten'?' 

In verschillende landen zal men met verschillende oplossingen komen. Ik beperk me tot de Nederlandse oplossing, waarin de plaats van voorzitter en secretaris bepalend is.

De eerste regel is, voorzitter en secretaris zitten naast elkaar, in elk geval zodanig dat ze oog- en oorcontact met elkaar kunnen hebben. De secretaris zit links van de voorzitter. Waarom links? Omdat de voorzitter waarschijnlijk rechtshandig is en voor zijn rechterarm meer bewegingsruimte nodig heeft dan voor zijn linker. Als daar geen ruimte voor is, zit men recht tegenover elkaar. Die afstand mag nooit groot zijn. 

Bij een vergadering met 25 mensen is de volgende vraag of iedereen iedereen kent? Dat zal niet altijd zo zijn. Voor het gemak van de aanwezigen, maar zeker ook van de voorzitter en secretaris, zijn naambordjes gewenst. Het is prettig als die tevoren kunnen worden klaargezet in een groot en leesbaar lettertype. Het is een kleine investering die veel oplevert, zeker als er eenheid van naamgeving is.

Die bordjes kunnen meer zeggen dan de naam alleen. Zo was het bij onze Europese brancheorganisatie in Brussel lange tijd gebruik dat deelnemers aan een 'standing committee' met volledige titulatuur, voorletters en achternaam werden vermeld. Bij de 'projectgroep' werd de voorletter vervangen door de voornaam en bij een 'working committee' vervielen ook de titels. Aan de badge en het persoonlijke naambordje kun je dus al zien hoe belangrijk iemand is. 

Een voorzitter is ter vergadering effectiever als hij iedereen persoonlijk, met naam en toenaam, kan adresseren. Voor een secretaris is het prettig om te weten wie het woord voert.

De naambordjes moeten vanaf alle zitplaatsen door iedereen kunnen worden gelezen. Hiervoor is  een langgerekte tafel erg onhandig. Vierkante, ronde en ovale tafels zijn beter.

In eerste instantie kozen we ervoor om aan de kop van de tafel te gaan zitten. Vanuit die positie konden we alle naambordjes lezen. Er waren twee nadelen aan verbonden. Het beeldscherm stond achter ons en kwam maar nauwelijks boven ons hoofd uit. Het scherpe contrast veranderde onze pratende gezichten soms in contouren. Onze lichaamstaal werd krachteloos. Het tweede nadeel was dat mensen die ver van de voorzitter en de secretaris af gingen zitten duidelijk minder betrokken waren. De meesten kozen daar overigens zelf voor. 

De opstelling functioneerde niet goed.

In tweede instantie gingen we aan het midden van het lange einde zitten, met de rug naar het raam. Verder kon iedereen gaan zitten waar hij wilde. Ook die opstelling haperde op twee punten. Aan onze kant was een deel van de namen niet te lezen. Met de overkant was onbedoeld meer oogcontact. Een persoon maakte daar handig misbruik van. Hij zat recht tegenover ons en wist bij elke zwenking van mijn hoofd de aandacht te trekken. De man was een bedreven vergadertijger die zich het woord niet makkelijk liet afnemen. 

Deze opstelling voelde evenmin goed.

De keer daarop hebben we op basis van de aanmeldingen zelf de stoelen toegewezen. Personen die voor ons belangrijk waren in ons directe gezichtsveld. De anderen aan de randen daarvan. Daarmee was tenminste één probleem opgelost.

Uiteindelijk zijn we in een grotere, vierkante zaal gaan vergaderen. We hebben hier een hoefijzeropstelling gemaakt met aan de korte zijde acht stoelen en aan de lange negen. De projectie vond op de vierde zijde plaats. Het projectiescherm werd gebruikt om het stille verloop van de vergadering aan te geven en voor presentaties, waarbij de inleider loopruimte en een loopmicrofoon kreeg. Als de inleider spreekt, zwijgt de voorzitter. Beeld en geluid komen dus van dezelfde kant.

Het resultaat is moeilijk te kwantificeren. Dat iedereen de vergadering plezieriger vond, stond vast. Goede criteria hiervoor zijn het aantal aanwezigen en het aantal laatkomers c.q. vroegvertrekkers. Bij elke vergadering steeg het aantal deelnemers. Vrijwel iedereen kwam op tijd en bleef tot het einde aanwezig. De secretaris hield het allemaal bij. Met namen en rugnummers. En in het verslag. Daar gaat beslist een stevige preventieve werking van uit.